Loading...
HomeMy WebLinkAbout12-03-2020 Item 3, Magee (2)City of San Luis Obispo, Council Memorandum DE&I Task Force Agenda Correspondence DATE: December 2, 2020 TO: Diversity, Equity and Inclusion Task Force Members FROM: Dale Magee, DE&I Task Force Coordinator SUBJECT: Item 3 – Development of Recommendations to Council for Advancing DEI Efforts Hi again, TF Members, A short note to offer some clarity on the request to come to tomorrow’s meeting with your Top 10 recommendations. Hope this helps: 1. This is just a “straw poll” to see where the group is at – where is there consensus, what should be explored deeper, etc. This is not final, just want to know where you are at right now. 2. We will ask EACH of you to give your list. We’ll use a Google doc in real time. (it’s OK if you don’t have 10 that are most important to you. Please provide up to 10 that have the highest priority to you that you would want Council to adopt.) 3. We’re referring to the any recommendation (LEFT column in any of the tables), and any other recommendation that you have been wanting to propose but haven’t yet. 😊 Thank you, Beya and Dale 1 COMPILATION of RECOMMENDATIONS V3.0**    For  review and additions and note your “first round” of priorities    this is preparatory work leading to the Recommendation Document presented to City Council Jan 12,  2021      City’s Goal, in general, what it’s working towards:   Embed a commitment to diversity, equity, and inclusion within the City of SLO and advance its DEI  efforts and systems. (draft language for development purposes)    Desired Outcomes, what the work (the TF’s recommendations) will brings:   (the context for DEI Task Force recommendations)    draft ideas/wording:    San Luis Obispo is a city committed to policies, practices and structures that increase equity and  inclusion, reduce bias, and protect the well‐being, safety, and empowerment of all its residents,  marginalized communities, and its employees....    The City demonstrates this commitment through intentional and proactive inclusion of historically  marginalized and underrepresented communities in all aspects of City planning, funding, goal‐setting,  and policy‐ and decision‐making.     ...The City is committed to increasing our cultural competence, strengthening the sense of belonging  for everyone, addressing  and our culture of anti‐racism and exclusion, and the elimination of barriers  to participation...Leverage diversity for greater collective strength    ...Become Welcoming for all....Welcome inclusive City that is actively creating a more diverse, more  just and equitable, and inclusive community for all its members.                             **Recommendations collected  from TF meetings and member discussions, Learning Session panels, community members,  DEI practitioners and best practices, etc.     V3.0 11.21.20 updated 11.30.20 2   Three Main Recommendations     from DEI Task Force to City Council  to achieve Desired Outcomes  1: Adopt Diversity, Equity & Inclusion Major City Goal for FY21‐23   2: Implement DEI Initiatives, Actions, Policies, Practices, Behaviors   (These can be used as a framework and workplans for an adopted MCG. Can  also be implemented if MCG not adopted)  3: Enhance the Scope and Influence of the Human Relations Commission     Details on Recommendations Follow, sorted by Focus Area...    Recommendation Focus Areas Include (working titles):  ● City Structure and Organization  ● City Policies & Practices  ● City‐led Economic Development / Minority Business Support & Attraction  ● City‐Sponsored Activities ‐ Promoting Awareness & Inclusion  ● Law Enforcement / SLOPD & Community   ● BIPOC Communities ‐ Public Visibility & representation   ● Multicultural Center / Safe Space  ● City/ Cal Poly/ Cuesta Partnership   ● NGO Partnerships  ● City as Influencer   ● Enhance the HRC                  3 The following Recommendations (ideas, suggestions) from the DEI Task Force are  1) to help build a FRAMEWORK for a 2021‐2023 DEI MAJOR CITY GOAL (if adopted by Council)  2) for ADVANCING the City’s DEI competency and efforts ‐  – in many areas    Review Notes  ● Focus Area titles are working titles ‐ suggest other wording  ● Recommendations /suggestions/ideas (left column) are in no rank order  ● Please use TRACK CHANGES and REVIEW COMMENTS for your edits, additions, deletions,  noting priorities  ● Please note your TOP 10 priority Recommendations (LEFT column) – for discussions Dec 3,  2020.    FOCUS AREA: City Structure and Organization  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not exhaustive, just  giving general notion  Establish Office of DEI  within the City   Create position to oversee DEI efforts, not charged with doing it all ‐ DEI  Manager/Director/CDO / Diversity Liaison ‐  to ensure DEI is prioritized,  embedded, ongoing   Staff appropriately to achieve goals   Office oversees implementation of TF recommendations / DEI Strategic  Plan   Report to City Manager (or Asst Manager?) – meet regularly   Develops, coordinates, tracks, facilitates work plans   Assists efforts of all Depts related to DEI   Acts as staff liaison to Poly, community (conduit to community, point  person)   Coordinate and align with current internal DEI education efforts   Staffs the HRC   City's rep on Multicultural Center Viability / Design Group (need more  than one rep from community)   Retains Subject Matter Expert, seeks SMEs   Consider all stakeholders in the community including resistors and their  educational needs   Staffing with expertise in public processes, prioritization, grants, know  and maneuver in bureaucracy ‐ draw on DEI SMEs experience with racial  equity, diversity, and inclusion.   Liaison to the community, all areas of the community of SLO    Could provide input into the hiring process for SLO City, help ensure that  the City workforce is able to effectively support DEI efforts  DEI Strategic Plan  Develop, implement, update annually with work plans  BIPOC / LGBTQ+ /   roundtable/Advisory     + Religious Groups  (MK)  Community Rep from each community ‐ meet monthly/quarterly with City  Manager + Mayor   Community representatives vetted by HRC community engagement. (MK)  4 (Faith Community roundtable exists? To confirm. This community may be  different than  DEI primary focus – Dale)  Grant writer Position  Part time? Shared with nonprofits? Fund DEI programs ‐ city + community .  Partner w Community Foundation (DCW)  Leadership position in City  for LGBTQ+ issues  Need info on this ‐ was mentioned in learning session...  This where the creation of a DEI Office within City org structure should  include multiple positions (DCW)  Liaison to religious  organizations (MK)  How is this different than the BIPOC/LGBTQ+/Religous Group above?    Is this outside DEI prime focus?  Others?     FOCUS AREA: City Policies & Practices  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not exhaustive, just  given general notion  City DEI values  statement/commitment  Create strong, clear goals, vision, and mission around DEI  Clear, uncompromising message from Council that attitudes of racism,  discrimination, bias(privilege?) are not acceptable  Fund DEI Community  Grants annually   Support BIPOC community's efforts thru funding and other supports  At least $150,000 annually  Assess existing policies and  practices.   Recommend to have the TF continue and to complete this assessment as a  first step.     [this could be something the HRC does, TF members join work group – DM]  Adopt policy to require  underrepresented  communities have seat on  City‐controlled  commissions, boards,  advisories, committees, etc.  – ala CA AB979   (AB979 = Underrepresented communities + people who identify as Black, Latino,  Native American, Asian American, Pacific Islander, Native Hawaiian, or Alaska  Natives, gay, lesbian, bisexual, or transgender.)  Remove any discriminatory  CC&Rs within City's purview   Waive fees for property owner to do so  Free or reduced public  transportation options  For people in the hospitality or service industry  City Website – improve,  enhance  Create an anonymous comment box. Place to receive comments on bias,  inequities, DEI suggestions, concerns, etc.   5 Links to training, articles, FAQs, education  Highlight DEI businesses, DEI Directory  More …  Pride Index ‐ LGBTQ+  Inclusion  City should take this; identify its rating on LGBTQ+ inclusion  Support of the  Undocumented Community   "Undocu‐friendly" logo ‐  Use on City documents , where applicable   Create UnDocu Resource Guide  Public signifiers of "Undocu‐friendly"  city/businesses/opportunities  Undocu friendly logo on virtual zoom backgrounds (OV)    Offer ESL classes through the SLO Public Library to help undoc members  and newly arrived immigrants to help get access to English learning skills.  (OV)    Offer job training course for immigrants and undocu members (OV)  "Equity Lens"   "Cultural Competency Lens"   Run all forms, web pages, documents by "cultural competency" reader (e.g.  County Mental Health has a committee that does this. Can be quick, embed  the practice. Catch things. Internal staff could be trained.   City Advisory Boards /  Commissions ‐ Facilitate  participation    Provide stipends, child care, non‐traditional meeting hours, transportation  Hiring, Recruitment &  Outreach  All applications, ads in Spanish, run ads on Spanish radio stations‐  ask radio  stations for comped ads. Include Diversity questions in hiring, interviews  Bilingual forms ‐ Increased  usage  Every City form should state that Spanish translation is available via phone  (call for translator) or via Google translation ‐ highlight the link  Marketing ‐ City sponsored Should include diverse representation ( Currently predominantly white and  not bilingual)  Align with internal DEI  strategies & Efforts    Others?      6 FOCUS AREA: City‐led Economic Development / Minority Business Support & Attraction  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not  exhaustive, just given general notion  Innovative funding   Loans, grants, what can the City do,  have access to?  Use City funds, offer attractive terms, go after businesses,  help them come to SLO. (e.g. Paso's loan for Sandbox‐ A  model for attracting businesses as part of its econ dev plan,  entrepreneurial plan.)     First focus on existing businesses of color, make them  successful, give them support and make them feel supported  by the city and then have them as ambassadors to bring in  other businesses owners of color (MK)  Promote Local BIPOC + Queer  Entrepreneurship   What are these tactics, best practices?  Attract businesses that attract  diverse communities ‐ grocery stores,  barbershops  Identify tactics, best practices  Host BIPOC+Queer Entrepreneurs  Panel (OV)  Speak about their journey and experience of building a  startup that is minority owned business to attract BIPOC  SLO City residents about potential start up ideas.  Diversity Pop‐Up BIPOC business from across county and neighboring counties  increase representation and diversity in SLO via access to  food, art, clothes, music etc. Businesses could rotate.  Reoccurring business could be aided in finding permanent  leases by City. (MK)  Create Entrepreneurship for  Dreamers  Follow Undocu Hustle's curriculum that helps undocu and  dreamers build their own business  Invite Cuesta college entrepreneurship summit who are  helping dreamers and undocumented students build their  own business in the time of COVID.(OV)  City recognizes local businesses that  exhibit DEI excellence     How is this measured? DEI rubric?  Who has models?  City highlights  BIPOC, LGBTQ, Minority owned or managed  businesses   DEI ‐advocate businesses ‐Businesses that have invested  time, energy, resources to DEI commitment; have DEI value  statement; Use diverse vendors,   Reward businesses, promote on website, other ways (how?  Incentives ?).     SLO City DEI logo sticker in front of business (VP)    7 Business could self‐certify they are DEI advocates ‐ What are  requirements of this? Training/educating of all staff,  something?    Businesses could be required to post a DEI statement or  something of this sort , a measurable rubric ‐  to receive  recognition   City provides (optional) cultural  training for businesses (NK)  receive a certification of some sort, in addition to noting a  business’s best practices, hiring philosophy, etc.   CIE / SBDC opportunities‐ partner  with Cal Poly    Entrepreneurial opportunities ‐ BIPOC residents,  Undocumented students  Commitment to get BIPOC communities in front of investors  venture capital pitch contests with DEI Focus (increased  access for Spanish speakers) –   - bilingual (Spanish/English) around this opportunity.  Radio ads in Spanish would be preferrable.    Work with the SBDC which is already setup to do this for all  of the Central Coast communities. (MK)    Research and recommend what BIPOC + Queer  Entrepreneurship are influential and recommend a list of  venture capitalist investors that is looking to invest in BIPOC  business. (OV)  Stronger partnerships with EVC,  Reach (DCW)  [City funds EVC, REACH]    What are the DEI pieces to push/infuse?  Consider moving this entire topic to  private arena as oppose to the City  (Chamber?) (VP, MB, DC)    Others?        8   FOCUS AREA: City‐Sponsored Activities ‐ Promoting Awareness & Inclusion  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not  exhaustive, just given general notion  Town Halls & Community Listening  Session  City hosts and goes out to communities    Topics such as: current events, current climate, lived  experiences, community needs  Trainings ‐ City hosts    Education for dominant community. Inclusivity Toolkit (implicit  bias, privilege, cultural competence, anti‐racism)  Web site  DEI info, FAQ, references, build community understanding ,   Northern Chumash History, APIDA history, Community  Contacts (VP)  Survey ‐ community at large  Gather data re community’s understanding, concerns and  suggestions regarding DEI issues and advancement   Citizen Leadership Academy/ City  101  How to be involved ‐ how to get on boards, councils,  advisories, committees, task forces ‐ needs to be relevant,  attainable to these communities. In Spanish, too.  (In progress)  City Spaces ‐use, actively promote  DEI activities, sponsor    Mission Plaza   Ludwick Center / City Hall     What other City facilities could  spotlight marginalized communities?  Mission: Host cultural events, resource fairs     City Host Art Show. The winner of the art show can make  recommendations to the City Council about what and how the  next mural would get created. to help focus on BIPOC  representation in the city of SLO. (DCW)    Displays honoring Indigenous communities (Ludwick, City Hall)  Public art /murals with Parks and  Rec    Minority community representation and history  Where? How? Who funds?  Possible Locations: Airport, library, Farmers’ Markets  much of these can be referred to  private and/or allocated to specific  City advisory bodies. (VP, MB, DC)    increase amount of grants (VP, MB,  DC)    Others?      9 FOCUS AREA: Law Enforcement / SLOPD & Community  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage,  not exhaustive, just given general notion  Police Training & Mindset De‐escalation/restorative practices should be priority         Required cultural competency training for police.     Shift burden from communities understanding  Police/centering on the Police, to the Police understanding  BIPOC/ centering on BIPOC communities.        Strengthen partnership with  Restorative Partners program  Fund a restorative position.  Clear relationships with mental health  organizations and cultural centers    Stronger PD community liaison position  / relationship to BIPOC comms    Revise PACT Increase community awareness of PACT, what it does, why  it exists…(DCW)  SLOPD ‐ Poly PD ‐ Student Coalition   TF members be included in hiring of  new chief    Chief + BIPOC Advisory Group Work with the Sherriff’s departments’ Unity Council (MK)  Clearly defined code of conduct for  officers that is accessible and  comprehensible to the community at  large.  Could look like something as simple as a “10 point” list of  promises officers make to our community – especially in  regards to interactions with marginalized communities.  (DCW)  New SLOPD Chief Training in social work / therapy ; socio‐emotional learning  others?        10   FOCUS AREA: Multicultural Center / Safe Space/ A Hub / Cultural Center?   Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not  exhaustive, just given general notion  Phase I  Planning / Viability Study  /  Design   Convene planning team / study team ‐ community led, City  participates, Poly input  Who’s the lead?  Determine level of support, sustainability, vision  Vet operating model(s)  Write business plan  Public/Private partnership. Include Poly?  City commits resources to planning period, ongoing    MOUs / SLAs  What's needed / What's wanted?  Secure location  Secure ongoing funding  Phase II  On‐going Operations  BIPOC ‐ centered   Community Driven   Near a bus line  What are the offerings/programming?   Free for DEI nonprofits to host workshops  Workshops   Workshops for Immigrants, skill development series/program as  mentioned during the APIDA listening session (VP)    Participative leisure activities   Cultural Events / Showcases  Trainings  Commercial Kitchen  ‐ essential to the operation of an effective  Multicultural Center – food connects and is an integral part of  cultural identities (DCW)  Recognize and celebrate all heritage months (OV)  Much more…  Other?        11   FOCUS AREA: BIPOC Communities ‐ Public Visibility & Representation   Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not  exhaustive, just given general notion  Chamber of Commerce Visitor Center   work in tandem with the Promotional  Coordinating Committee Advisory Body as  they are the City entity that directly funds a  significant portion of the Visitor Center’s  operations.(DCW)  More education about our diverse community  Feature Northern Chumash tribe  Airport Displays  honoring Indigenous people of this region  Other displays  City push County for this. See examples of other airports  provided by Northern Chumash presenters   Partner with Visit SLOCAL for marketing and display efforts  within the Airport (DCW)  Public art /murals – County buildings,  schools, private bldgs.  Minority community representation and history  Where? How? Who funds?    Use vacant downtown spaces to  highlight minority communities.   Feature a group for a month ‐– rotate  Partner/incentivize landlords to participate (DCW)  Involve Faith community /Leaders in  outreach efforts    TF: are there additional community‐  specific recommendations that should  be forwarded here?    Others?         12   FOCUS AREA: City/ Cal Poly/ Cuesta Partnership  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not  exhaustive, just given general notion  Regular Leadership roundtable VP Diversity & Inclusion  Office of D&I  City Manager  ASI president  Teach In Program Offer to Community  Change the Status Quo  Conference (OV)  Offer to Community  Poly’s “State of” Series  Expanded access to Community ‐ how? when?  Cuesta’s 21 Day Challenge Replicate for City residents  CP/ Cuesta Programs in Mission  Plaza   Cosponsor with Parks &Rec  Student Centers  Partner to fund and operate in the City   Education for Dominant /  majority community   Increase knowledge, change perceptions/attitudes, concerns  Volunteer opps for BIPOC  students to intern at the City (OV)    Other?     FOCUS AREA: City / Non‐profit/NGO Partnerships  DCW: I don’t think this is necessarily its own category, rather elements should be in the various other  scopes.  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage,  not exhaustive, just given general notion  DEI, racial justice, social justice  NGOs   Social service providers (e.g. CAPSLO,  Promotores, Food Bank)    Other?        13   FOCUS AREA: City As Influencer   Recommendation /  idea  General description ‐ details NOT necessary at this stage, not exhaustive, just  given general notion  County ● Mental Health   providers need to have "undocumented" and LGBTQ+, cultural  competency    ● Sheriff  Fund Restorative Partners and restorative justice programs    ● DA  Fund Restorative Partners and other restorative justice programs    ● Social Services    ● Other County Depts?   Housing Equity –  County, People’s Self  Help Housing  WHO ELSE?   Push for fair zoning,   reduce discrimination in Section 8,   eliminate restrictive covenants  SLCUSD    Should Education have  its own section?.(NK)      Schools need systemic  change, what can the  City realistically  influence? Support  other groups who have  direct in roads? Other  ideas?   Curriculum changes, fixes, enhancements such as….    Northern Chumash education – more accurate    Host restorative justice approaches to help educators provide emotional  support to BIPOC students in current events, climates, and national and  state crisis and tragedy events (OV)    YOUTH Empowerment programs  NK: Youth programming and support should be its own category. We need  to empower all BIPOC youth. In school, from a very young age, BIPOC  children and youth are outcasted and bullied. This needs to be addressed.    School district should hire a DEI Director    training and cultural competency programming for teachers  Chamber of  Commerce   A "Leadership SLO" for diverse populations (Vision Unida was a parallel  program for Latinx) [What would this look like? Would all diverse groups be  put together? If so, it doesn’t feel equitable at surface‐level. Need more info  – NK].    Visitor Center suggestions per note in the previous section  Community  Foundation  participatory grantmaking ‐ How can City bring in the wealth that is in the  community, “crowd source” grants to BIPOC applicants .    14 start new donor‐advised DEI fund    fund a DEI‐focused grant writer  Others?           15 RECOMMENDATIONS to Enhance the Scope and Influence of the Human Relations Commission  Updated 11.21.20   Please note: You are welcome to provide ideas now, but HRC is engaged in its own strategic planning, many of  the below are currently being considered. Update will be provided to TF after Dec 7.     Human Relations Commission ‐ ENHANCE THE HRC   (NOT DEPENDENT ON ADOPTION OF MCG)  Increase community’s awareness that it exists and understanding of what it does  Expand scope, expand impact. To be taken more seriously, appropriately tasked, supported,  resourced  A driver for change  How can it hold City Council accountable for its commitments to DEI? (What is realistic authority,  capacity, resources?)  Increase advisory role to City, Increase advocacy role within the community  Name change   e.g. SLO City Commission on Justice, Equity, Diversity and Inclusion  Host Town Halls, listening sessions, conduct bi‐annually DEI community survey   Responsible for intentional outreach, engagement and understanding current experiences and needs  of marginalized and underrepresented communities in the City  A conduit for the community A body the community can bring concerns or complaints of inequity,  bias, suggestions for DEI improvements.   A conduit for URM communities to City/Council ‐ via more outreach  Regularly assess needs and priorities of underrepresented communities  Steward City's DEI Action Plan ‐ be an implementation partner  Revamp its structure. Increase Number of Subcommittees (call Action Groups?) to work on various  target areas ‐ Housing, Homelessness, DEI, Others ?  Create Subcommittee (Action Group)  Model that includes a commissioner and Community Advocates  Increase Ways for Community and SMEs to be involved  Natural transition for interested TF members  Youth involvement on the Commission ‐ Create CP, Cuesta Commission positions, internships  Remove Community Development Block Grants tasks; Administer future DEI grant funding cycles  Allow non City residents to serve – have to be in County, with strong ties to City. If not as  Commissioner, at least can serve on Action Team  Others?