Loading...
HomeMy WebLinkAbout12-03-2020 Item 3, Magee (3)City of San Luis Obispo, Council Memorandum DE&I Task Force Agenda Correspondence DATE: December 2, 2020 TO: Diversity, Equity and Inclusion Task Force Members FROM: Dale Magee, DE&I Task Force Coordinator SUBJECT: Item 3 – Development of Recommendations to Council for Advancing DEI Efforts Hello once more, TF Members, Attached please find VERSION 4.0 of the Compiled Recommendation document. We received new, additional comments today – for consideration and discussion tomorrow. As there were more than just a couple we wanted you to have them in advance. (The additions are marked with (AA) – and he extends his appreciation for your kind acceptance of the late-hour additions 😊 . It is good to have them.) So, please do use V 4.0 dated 12.02.20 for any further review and consideration. We’ll work from this at tomorrow’s meeting. Thank you! -Dale 1 COMPILATION of RECOMMENDATIONS V4.0**    For review and additions  ** Note your “first round” of priorities    this is preparatory work leading to the Recommendation Document presented to City Council Jan 12,  2021      City’s Goal, in general, what it’s working towards:   Embed a commitment to diversity, equity, and inclusion within the City of SLO and advance its DEI  efforts and systems. (draft language for development purposes)    Desired Outcomes, what the work (the TF’s recommendations) will brings:   (the context for DEI Task Force recommendations)    draft ideas/wording:    San Luis Obispo is a city committed to policies, practices and structures that increase equity and  inclusion, reduce bias, and protect the well‐being, safety, and empowerment of all its residents,  marginalized communities, and its employees....    The City demonstrates this commitment through intentional and proactive inclusion of historically  marginalized and underrepresented communities in all aspects of City planning, funding, goal setting,  and policy‐ and decision‐making.     ...The City is committed to increasing our cultural competence, strengthening the sense of belonging  for everyone, addressing  and our culture of anti‐racism and exclusion, and the elimination of barriers  to participation...Leverage diversity for greater collective strength    ...Become Welcoming for all.... Welcome inclusive City that is actively creating a more diverse, more  just and equitable, and inclusive community for all its members.     The City of San Luis Obispo fosters an equitable and inclusive environment which uplifts the quality of  life for every community member, especially individuals whose identities are historically  underrepresented. Through systemically allocated funding, proactive policies, and cultural education,  The City will grow into a diverse town which thrives on its collective unity.               **Recommendations collected from TF meetings and member discussions, Learning Session panels, community members,  DEI practitioners and best practices, etc.     Updated - V4.0 12.02.20 V1.0 created 11.21.20 2   Three Main Recommendations     from DEI Task Force to City Council  to achieve Desired Outcomes  1: Adopt Diversity, Equity & Inclusion Major City Goal for FY21‐23   2: Implement DEI Initiatives, Actions, Policies, Practices, Behaviors   (These can be used as a framework and workplans for an adopted MCG. Can  also be implemented if MCG not adopted)  3: Enhance the Scope and Influence of the Human Relations Commission     Details on Recommendations Follow, sorted by Focus Area...    Recommendation Focus Areas Include (working titles):  ● City Structure and Organization  ● City Policies & Practices  ● City‐led Economic Development / Minority Business Support & Attraction  ● City‐Sponsored Activities ‐ Promoting Awareness & Inclusion  ● Law Enforcement / SLOPD & Community   ● BIPOC Communities ‐ Public Visibility & representation   ● Multicultural Center / Safe Space  ● City/ Cal Poly/ Cuesta Partnership   ● NGO Partnerships  ● City as Influencer   ● Enhance the HRC                  3 The following Recommendations (ideas, suggestions) from the DEI Task Force are  1) to help build a FRAMEWORK for a 2021‐2023 DEI MAJOR CITY GOAL (if adopted by Council)  2) for ADVANCING the City’s DEI competency and efforts ‐ – in many areas    Review Notes  ● Focus Area titles are working titles ‐ suggest other wording  ● Recommendations /suggestions/ideas (left column) are in no rank order  ● Please use TRACK CHANGES and REVIEW COMMENTS for your edits, additions, deletions,  noting priorities  ● Please note your TOP 10 priority Recommendations (LEFT column) – for discussions Dec 3,  2020.    FOCUS AREA: City Structure and Organization  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not exhaustive,  just giving general notion  Establish Office for of DEI  within the City   Create position to oversee DEI efforts, not charged with doing it all ‐  DEI Manager/Director/CDO / Diversity Liaison ‐ to ensure DEI is  prioritized, embedded, ongoing   Staff appropriately to achieve goals   Oversee implementation of TF recommendations / DEI Strategic Plan   Report to City Manager (or Asst Manager?) – meet regularly   Develops, coordinates, tracks, facilitates work plans   Assists efforts of all Depts related to DEI   Acts as staff liaison to Poly, community – all areas of the community  (conduit to community, point person)   Coordinate and align with current internal DEI education efforts   Staff to the HRC   City's rep on Multicultural Center Viability / Design Group (need more  than one rep from community)   Retains Subject Matter Expert, seeks SMEs   Consider all stakeholders in the community including resistors and  their educational needs   Staffing with expertise in public processes, prioritization, grants, know  and maneuver in bureaucracy ‐ draw on DEI SMEs experience with  racial equity, diversity, and inclusion.   Could provide input into the hiring process for SLO City, help ensure  that the City workforce is able to effectively support DEI efforts  DEI Strategic Plan  Develop, implement, update annually with work plans  BIPOC / LGBTQ+ /   roundtable/Advisory     + Religious Groups (MK)  Community Rep from each community ‐ meet monthly/quarterly with City  Manager + Mayor   Community representatives vetted by HRC community engagement. (MK)  Paid position (stipends?) – (AA)  (Faith Community roundtable exists? To be confirmed. This community may  be different than DEI primary focus – Dale)  4 Paid Indigenous Liaison (AA)  CA has this at the state level ‐ (AA)  Grant writer Position  Part time? Shared with nonprofits? Fund DEI programs ‐ city + community.  Partner w Community Foundation (DCW)  Leadership position in City for  LGBTQ+ issues  Need info on this ‐ was mentioned in learning session...  This where the creation of a DEI Office within City org structure should  include multiple positions (DCW)  Paid positions (stipends?) – (AA)  Liaison to religious  organizations (MK)  How is this different than the BIPOC/LGBTQ+/Religous Group above?  Is this outside DEI prime focus?  Others?        5   FOCUS AREA: City Policies & Practices  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not  exhaustive, just given general notion  City DEI values  statement/commitment  Create strong, clear goals, vision, and mission around DEI  Clear, uncompromising message from Council that attitudes of racism,  discrimination, bias(privilege?) are not acceptable  Fund DEI Community Grants  annually   Support BIPOC community's efforts thru funding and other supports  At least $150,000 annually  Assess existing policies and  practices.   Recommend to have the TF continue and to complete this assessment  as a first step.     [this could be something the HRC does, TF members join as SME work  group – DM]    Paid positions (stipends?) (AA)  Adopt policy to require  underrepresented communities  have seat on City‐controlled  commissions, boards, advisories,  committees, etc.  Such as CA AB979 = Underrepresented communities + people who identify as  Black, Latino, Native American, Asian American, Pacific Islander, Native  Hawaiian, or Alaska Natives, gay, lesbian, bisexual, or transgender.    Remove any discriminatory  CC&Rs within City's purview   Waive fees for property owner to do so  Free or reduced public  transportation options  For people in the hospitality or service industry  City Website – improve, enhance Create an anonymous comment box. Place to receive comments on  bias, inequities, DEI suggestions, concerns, etc.   Links to training, articles, FAQs, education  Highlight DEI businesses, DEI Directory  More …  Pride Index ‐ LGBTQ+ Inclusion City should take this; identify its rating on LGBTQ+ inclusion  "Equity Lens"   "Cultural Competency Lens"   Run all forms, web pages, documents by "cultural competency" reader  (e.g. County Mental Health has a committee that does this. Can be  quick, embed the practice. Catch things. Internal staff could be trained.   City Advisory Boards /  Commissions ‐ Facilitate  participation    Provide stipends, childcare, non‐traditional meeting hours,  transportation  Hiring, Recruitment & Outreach  – in progress  All applications, ads in Spanish, run ads on Spanish radio stations‐ ask  radio stations for comped ads. Include Diversity questions in hiring,  6 interviews  Bilingual forms ‐ Increased usage Every City form should state that Spanish translation is available via  phone (call for translator) or via Google translation ‐ highlight the link  Marketing ‐ City sponsored Should include diverse representation (Currently predominantly white  and not bilingual)  Align with internal DEI strategies  & Efforts  Effective working practice, commitment  Student Translators ‐ create at  least one paid translator  summer internship and/or  afterschool position for students  attending SLO City schools ‐ (AA)  Students translate City materials to Spanish and Mixtec  Can preference for position(s) be to low income students?    Create a task force focused on  how Universal Basic Income  could be implemented (AA)  Discussed during the Black community learning session (Stockton is a  model)  Create a task force focused on  how American Slavery  Reparations could be  implemented (AA)       7 FOCUS AREA: City‐led Economic Development / Minority Business Support & Attraction  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not  exhaustive, just given general notion  Innovative funding   Loans, grants, what can the City  do, have access to?  Use City funds, offer attractive terms, go after businesses, help them  come to SLO. (e.g. Paso's loan for Sandbox‐ A model for attracting  businesses as part of its econ dev plan, entrepreneurial plan.)     First focus on existing businesses of color, make them successful, give  them support and make them feel supported by the city and then have  them as ambassadors to bring in other businesses owners of color (MK)    Implement with inclusive housing policies. If there are no POC living  here, POC businesses will struggle (AA)  Promote Local BIPOC + Queer  Entrepreneurship   What are these tactics, best practices?   Through Cal Poly CIE? Through Cuesta entrepreneurship center?  Attract businesses that attract  diverse communities ‐ grocery  stores, barbershops  Identify tactics, best practices  City provides economic incentives – loans, grants, private funding, other  Host BIPOC+Queer Entrepreneurs  Panel (OV)  Speak about their journey and experience of building a startup that is  minority owned business to attract BIPOC SLO City residents about  potential start up ideas. Even better, what if a panel was put together  of past business owners in SLO who are BIPOC? Share what they  learned  Diversity Pop‐Up (MK) BIPOC business from across county and neighboring counties increase  representation and diversity in SLO via access to food, art, clothes,  music etc. Businesses could rotate. Reoccurring business could be aided  in finding permanent leases by City. (MK)  Create Entrepreneurship for  Dreamers (OV)  Follow Undocu Hustle's curriculum that helps undocu and dreamers  build their own business  Invite Cuesta college entrepreneurship summit who are helping  dreamers and undocumented students build their own business in the  time of COVID. (OV)  8 City recognizes local businesses  that exhibit DEI excellence     How is this measured? DEI rubric?  Who has models?  City highlights  BIPOC, LGBTQ, Minority owned or managed businesses   DEI ‐advocate businesses ‐Businesses that have invested time, energy,  resources to DEI commitment; have DEI value statement; Use diverse  vendors,   Reward businesses, promote on website, other ways (how? Incentives  ?).     SLO City DEI logo sticker in front of business (VP)    Business could self‐certify they are DEI advocates ‐ What are  requirements of this? Training/educating of all staff, something?    Businesses could be required to post a DEI statement or something of  this sort, a measurable rubric ‐ to receive recognition   City provides (optional) cultural  training for businesses (NK)  receive a certification of some sort, in addition to noting a business’s  best practices, hiring philosophy, etc.   CIE / SBDC opportunities‐ partner  with Cal Poly    Entrepreneurial opportunities ‐ BIPOC residents, Undocumented  students  Commitment to get BIPOC communities in front of investors  venture capital pitch contests with DEI Focus (increased access for  Spanish speakers) –   - bilingual (Spanish/English) around this opportunity. Radio ads in  Spanish preferred    Work with the SBDC which is already setup to do this for all the Central  Coast communities. (MK)    Research and recommend what BIPOC + Queer Entrepreneurship are  influential and recommend a list of venture capitalist investors that is  looking to invest in BIPOC business. (OV)  Stronger partnerships with EVC,  Reach (DCW)  [City funds EVC, REACH]    What are the DEI pieces to push/infuse?  Consider moving this entire topic  to private arena as oppose to the  City (Chamber?) (VP, MB, DC)    Others?        9   FOCUS AREA: City‐Sponsored Activities ‐ Promoting Awareness & Inclusion  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not  exhaustive, just given general notion  Town Halls & Community Listening  Session  City hosts and goes out to communities    Topics such as: current events, current climate, lived  experiences, community needs  Trainings ‐ City hosts  Education for dominant community. Inclusivity Toolkit (implicit  bias, privilege, cultural competence, anti‐racism)  Web site  DEI info, FAQ, references, build community understanding,  Northern Chumash History, APIDA history, Community  Contacts (VP)  Survey ‐ community at large  Gather data re community’s understanding, concerns and  suggestions regarding DEI issues and advancement   Citizen Leadership Academy/ City  101  How to be involved ‐ how to get on boards, councils,  advisories, committees, task forces ‐ needs to be relevant,  attainable to these communities. In Spanish, too.  (In progress)    Training for immigrants and undocumented folks to run for  elected positions, enter professions (AA)  Latinx Leadership Program for Youth  (AA)  Discuss during the Latinx session  Support of the Undocumented  Community   "Undocu‐friendly" logo ‐ Use on City documents, where  applicable     Create UnDocu Resource Guide    Public signifiers of "Undocu‐friendly”  city/businesses/opportunities    Undocu friendly logo on virtual zoom backgrounds (OV)    Offer ESL classes through the SLO Public Library to help  undocu members and newly arrived immigrants to help get  access to English learning skills. (OV)    Offer job training course for immigrants and undocu  members (OV)  10 City Spaces ‐use, actively promote  DEI activities, sponsor    Mission Plaza   Ludwick Center / City Hall     What other City facilities could  spotlight marginalized communities?  In the Mission: Host cultural events, resource fairs     City Host Art Show. The winner of the art show can make  recommendations to the City Council about what and how the  next mural would get created. to help focus on BIPOC  representation in the city of SLO. (DCW)    Displays honoring Indigenous communities (Ludwick, City Hall)  Public art /murals with Parks and  Rec    Minority community representation and history  Where? How? Who funds?  Possible Locations: Airport, library, Farmers’ Markets  increase amount of grants (VP, MB,  DC)    much of these can be referred to private  and/or allocated to specific City advisory  bodies. (VP, MB, DC)    Others?      FOCUS AREA: Law Enforcement / SLOPD & Community  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage,  not exhaustive, just given general notion  Police Training & Mindset De‐escalation/restorative practices should be priority         Required cultural competency training for police.     Shift burden from communities understanding  Police/centering on the Police, to the Police understanding  BIPOC/ centering on BIPOC communities.        Strengthen partnership with  Restorative Partners program  Fund a restorative position  Clear relationships with mental health  organizations and cultural centers    Stronger PD community liaison position  / relationship to BIPOC comms    Revise PACT Increase community awareness of PACT, what it does, why  it exists…(DCW)  SLOPD ‐ Poly PD ‐ Student Coalition   TF members be included in hiring of   11 new chief  Chief + BIPOC Advisory Group Work with the Sherriff’s departments’ Unity Council (MK)  Clearly defined code of conduct for  officers that is accessible and  comprehensible to the community at  large.  Could look like something as simple as a “10 point” list of  promises officers make to our community – especially  regarding interactions with marginalized communities.  (DCW)  New SLOPD Chief Training in social work / therapy; socio‐emotional learning  Enact a City Resolution which commits  to rejecting any proposed budgetary  increases or personnel expansions to  SLOPD (AA)  Measure G funding should go to all city departments  EXCEPT the Police department. This will help balance out  and equitize the way SLO City allocates money (AA)    10‐year commitment? Indefinite?   Do not follow through with the funding  for a new SLOPD station (AA)    Disarm routine patrol officers, starting  with the downtown bike patrol (AA)    End sweeps of houseless encampments  done by police officers (AA)  This would have to be paired with committing to  affordable and creative housing policies  ‐ these should be done by Social Services, Mental Health,  etc.  Enact policy for zero tolerance for  officer misconduct (AA)  Fire officers with substantiated misconduct complaints  against them (excessive force, sexual assault, etc.) and do  not replace them  End the policy of providing paid leave  for officers under investigation (AA)    Downtown/Homeless Outreach  Officers ‐ this program should be  operated by 40 Prado, TMHA or other  social service/trained homeless  provider agency, not police. (AA)   Contract with local social service/homeless/mental health  organization to provide this program. Current cost is  $892,000 for the 6 officers.   others?        12   FOCUS AREA: Multicultural Center / Safe Space/ A Hub / Cultural Center?   Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not  exhaustive, just given general notion  Phase I  Planning / Viability Study /  Design  Convene planning team / study team ‐ community led, City  participates, CP + Cuesta input  Who’s the lead?  Determine level of support, sustainability, vision  Vet operating model(s)  Write business plan  Public/Private partnership. Include Poly?   Create as non‐profit?  City commits resources to planning period, ongoing    MOUs / SLAs  What's needed / What's wanted?  Secure location  Secure ongoing funding    Phase II  On‐going Operations  BIPOC ‐ centered   Community Driven   Near a bus line  What are the offerings/programming?   Free for DEI nonprofits to host workshops  Workshops   Workshops for Immigrants, skill development series/program as  mentioned during the APIDA listening session (VP)    Participative leisure activities   Cultural Events / Showcases  Trainings  Commercial Kitchen ‐ essential to the operation of an effective  Multicultural Center – food connects and is an integral part of  cultural identities (DCW)  Community garden  Recognize and celebrate all heritage months (OV)    How do we foster and incubate it to be a space where folks can  actively and freely congregate/organize? (AA)    Much more…  Other?        13   FOCUS AREA: BIPOC Communities ‐ Public Visibility & Representation   Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage,  not exhaustive, just given general notion  Chamber of Commerce Visitor Center   work in tandem with the Promotional  Coordinating Committee Advisory Body as  they are the City entity that directly funds a  significant portion of the Visitor Center’s  operations. (DCW)  More education about our diverse community  Feature Northern Chumash tribe  Airport Displays  honoring Indigenous people of this region  Other displays  City push County for this. See examples of other airports  provided by Northern Chumash presenters   Partner with Visit SLOCAL for marketing and display  efforts within the Airport (DCW)  Public art /murals – County buildings,  schools, private bldgs.  Minority community representation and history  Where? How? Who funds?  Use vacant downtown spaces to  highlight minority communities.   Feature a group for a month ‐– rotate  Partner/incentivize landlords to participate (DCW)  Involve Faith community /Leaders in  outreach efforts    Immigrant Center – (AA) In conjunction with a MCC?  In conjunction with Citizens’ Academy?  TF: are there additional community‐  specific recommendations that should be  forwarded here?    Others?         14 FOCUS AREA: City/ Cal Poly/ Cuesta Partnership  Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage,  not exhaustive, just given general notion  Regular Leadership roundtable VP Diversity & Inclusion  Campus ‐ Office of D&I  City Manager  ASI presidents  Teach In Program Offer to Community  Change the Status Quo Conference (OV) Offer to Community  Poly’s “State of” Series  Expanded access to Community ‐ how? when?  Cuesta’s 21 Day Challenge Replicate for City residents  CP/ Cuesta Programs in Mission Plaza  Cosponsor with Parks &Rec  Student Centers – CP’s  Partner to fund and operate in the City   Education for Dominant / majority  community   Increase knowledge, change perceptions/attitudes,  concerns  Volunteer opportunities for BIPOC  students to intern at the City (OV)  In the Office for DEI or any Dept.  Establish a college fund for young BIPOC  city residents. –educational equity (AA)  w/ Cal Poly   Private donors? Work with Foundation?  Culturally competent therapists for  undocumented students (AA)   City encourages Poly, Cuesta  Other?       FOCUS AREA: City / Non‐profit/NGO Partnerships  DCW: don’t think this is necessarily its own category, elements should be in the various other scopes.  Recommendation / idea General description ‐ \  DEI, racial justice, social justice  NGOs   Social service providers (e.g. CAPSLO, Promotores, Food Bank)   Other?      15 FOCUS AREA: City as Influencer   Recommendation / idea General description ‐ details NOT necessary at this stage, not  exhaustive, just given general notion  County Mental Health / Drug & Alcohol Services  - providers need to have "undocumented" and LGBTQ+, cultural  competency  - More bilingual providers    Social Services    Other Departments   County – Justice System /  Law Enforcement   ● Sheriff  Fund Restorative Partners and restorative justice programs      ● DA  Fund Restorative Partners and other restorative justice programs    Housing Equity – County  Planning + Other Depts,  People’s Self‐Help Housing  WHO ELSE?   Push for fair zoning,   Reduce discrimination in Section 8  Eliminate restrictive covenants  Inclusive housing policies – what is needed? Who is in control?  What Else?  SLCUSD    Should Education have its  own section? (NK)      Schools need systemic  change, what can the City  realistically influence?  Support other groups who  have direct in roads? Other  ideas?   Curriculum changes, fixes, enhancements such as….   Northern Chumash education – more accurate    Remove the 4th grade mission project (AA)    Host restorative justice approaches to help educators provide  emotional support to BIPOC students in current events, climates, and  national and state crisis and tragedy events (OV)    School district should hire a DEI Director    training and cultural competency programming for teachers    YOUTH Empowerment programs  NK: Youth programming and support should be its own category. We  need to empower all BIPOC youth. In school, from a very young age,  BIPOC children and youth are outcasted and bullied. This needs to be  addressed.    Chamber of Commerce  A "Leadership SLO" for diverse populations (Vision Unida was a parallel  program for Latinx) [What would this look like? Would all diverse  16 groups be put together? If so, it doesn’t feel equitable at surface‐level.  Need more info – NK].    Visitor Center suggestions per note in the previous section  Community Foundation participatory grantmaking ‐ How can City bring in the wealth that is in  the community, “crowd source” grants to BIPOC applicants.    start new donor‐advised DEI fund    fund a DEI‐focused grant writer  Others?           17 RECOMMENDATIONS to Enhance the Scope and Influence of the Human Relations Commission  Updated 11.21.20   Please note: You are welcome to provide ideas now, but HRC is engaged in its own strategic planning, many of  the below are currently being considered. Update will be provided to TF after Dec 7.     Human Relations Commission ‐ ENHANCE THE HRC  Increase community’s awareness that it exists and understanding of what it does  Expand scope, expand impact. To be taken more seriously, appropriately tasked, supported,  resourced  A driver for change  How can it hold City Council accountable for its commitments to DEI? (What is realistic authority,  capacity, resources?)  Increase advisory role to City, Increase advocacy role within the community  Name change   e.g. SLO City Commission on Justice, Equity, Diversity and Inclusion  Host Town Halls, listening sessions, conduct bi‐annually DEI community survey   Responsible for intentional outreach, engagement and understanding current experiences and needs  of marginalized and underrepresented communities in the City  A conduit for the community A body the community can bring concerns or complaints of inequity,  bias, suggestions for DEI improvements.   A conduit for URM communities to City/Council ‐ via more outreach  Regularly assess needs and priorities of underrepresented communities  Steward City's DEI Action Plan ‐ be an implementation partner  Revamp its structure. Increase Number of Subcommittees (call Action Groups?) to work on various  target areas ‐ Housing, Homelessness, DEI, Others?  Create Subcommittee (Action Group) Model that includes a commissioner and Community Advocates  Increase Ways for Community and SMEs to be involved  Natural transition for interested TF members  Youth involvement on the Commission ‐ Create CP, Cuesta Commission positions, internships  Remove Community Development Block Grants tasks; Administer future DEI grant funding cycles  Allow non‐City residents to serve – must be in County, with strong ties to City. If not as Commissioner,  at least can serve on Action Team  Others?