Loading...
HomeMy WebLinkAboutClerk Destruction memo - 12-7-23 - various  Original: City Clerk’s Office    MEMORANDUM DATE: December 7, 2023 TO: Greg Hermann, Deputy City Manager J. Christine Dietrick, City Attorney FROM: Kevin Christian, Deputy City Clerk SUBJECT: REQUEST FOR RECORDS DESTRUCTION On April 24, 2001, the City Council adopted a Records Retention Schedule (Resolution No. 9174, 2001 Series). In accordance with that schedule, certain records have been identified as eligible for destruction. A listing of those records and relevant sections from the records retention schedule are attached. Various records, listed on the attached, that have expired before December 1, 2023 and exceed the retention requirements and, as such, are being prepared for destruction. The method of destruction will be confidential shredding. Please sign below indicating that the record titles are appropriate for destruction and meets the requirements of the records retention policy. (Legal Analyst Review _________) Greg Hermann, Deputy City Manager J. Christine Dietrick, City Attorney CERTIFICATE OF DESTRUCTION I, Kevin Christian, do hereby certify that the records listed on the attached were properly disposed of on: ____________________________ (destruction date) Kevin Christian, Deputy City Clerk Attachments: 1. List of records to be destroyed. 2. Relevant sections of the records retention schedule. DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 12/18/2023 | 10:19 AM PST RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   City Management /  Council Files ‐ 301  2000  2002  Council Correspondence (Hot File) ‐ supporting Firefighter's Association           Appeals Not heard by City Council     1996  1998  Appeal ARC approved TK Development, 154 Suburban Rd (Food 4 Less),  Robert Mott ‐ withdrawn 09/27/7996     1997  1999  Appeal Massage License Suspension, Diana Coe ‐ withdrawn  03/19/1997     1999  2001  Appeal of Tree Committee decision 406 Ferrini, P.D. Smith ‐ withdrawn  03/05/1999           Appeal of Planning Commission decision of February 10, 1999  concerning 1150 Laurel Ln, WestPac Development, Hamish Marshall ‐  appeal withdrawn 03/11/1999           La Verne University appealing Planning Commission conditions for  A167‐99 ‐ Appeal withdrawn 11/22/1999     2000  2002  Project No. 199‐99, Sacramento Drive Commercial Bldg. Traffic Impact  Fees Appeal, Matt Quaglino ‐ Appeal Withdrawn 06/22/2000     2001  2003  Appeal conditions imposed by the ARC on DeVaul Ranch Neighborhood  Park, Hamish Marshall ‐ withdrawn 09/18/2001           Tree removal request 3057 S. Higuera, Larry Stabler ‐ withdrawn  09/13/2001           Appealing Tree Committee determination 1388 Cavalier Ln., Ken &  Patrisha James ‐ withdrawn 10/17/2001     2002  2004  Appeal of Planning Commission Study Session Item concerning request  for amendment to allow B&B Inns in R2 zones, Peg Pinard ‐ No appeal  was necessary as no action was taken by the PC due to the item being a  Study Session     2003  2005  Appeal for height exception 1730 Alisal Ave, Steve & Jeanne Secrest ‐  withdrawn 12/16/2003           Appeal of Planning Commission FH 6‐03, Resolution No 5362‐03 Fence  Height Exception by Mission College Prep ‐ withdrawn 04/14/2003     2004  2006  Appeal of ARC approval to add a one‐bedroom home as 2nd on lot at  2049 McCollum, Lance Baumberger ‐ withdrawn 11/12/2004           Appeal of Planning Commission modified parking plan, Tract 1544,  Kepler Tumler, withdrawn4/16/2004           Appeal of Planning Commission home occupation permit 2060 Wilding  Lane, Mary Beth Schroeder ‐ withdrawn 03/25/2004  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION      Appeals Not heard by City Council cont.   City Management /  Council Files ‐ 301  2005  2007  Tree Removal for "3 Monterey Pine Trees", Sharon Kamm ‐ withdrawn  06/20/2005     2007  2009  Appeal to prevent the City's acceptance of the re‐aligned Calle Joaquin  Rd, Rose Garden Inn ‐ Denied, No right of appeal per Muni Code  1.20.020(C) ‐ matter handled in court. Appeal funds returned  06/19/2007           Appeal of Tree Committee denial 416 Hathway, Doug Barth ‐  withdrawn following 2nd hearing by Tree Committee 03/26/2007           Appeal Joint Use Committee decision concerning use of Sinsheimer  Stadium, Tim Golden, SLO Blues ‐ withdrawn 03/19/2007 as issue was  resolved.     2008  2010  Appeal Tree Committee decision to remove a tree at 503 Mitchell,  Jacqueline Williams. ‐ withdrawn 09/08/2008 as Tree is being retained           Appeal Tree Committee decision, 68 Verde Dr, Francesca McDonagh ‐  withdrawn as appellant re‐applied to Tree Committee 05/27/2008  instead     2009  2011  Appeal of ARC 27‐06 Moylan Terrace, Board of Directors ROSA  Homeowners Assoc. ‐ withdrawn 08/26/2009           Appeal of Tree Committee denial of fine assessed for tree removal,  Buena Vista Ave, Ernest Roide Jr. ‐ No file found that it was heard by  City Council and the Tree Committee Minutes of 02/23/2009 indicate  Mr. Roide agreed to pay the fine.     2010  2012  Appeal of City Mgr. Decision concerning Sewerline Replacement Project  Spec. No. 90938, Vinciguerra Construction ‐ Withdrawn      2011  2013  Tree Removal 1531 Monterey, Will Powers ‐ Did not pay appeal fee or  provide adequate documentation to support claim of indigence           Appeal of Tree Committee denial for tree removal 1284 Ella St., Gill &  Linda Blonsley ‐ withdrawn 09/20/2011     2012  2014  Tree Removal 496 Kentucky St., Jennifer Berg ‐ withdrawn 11/27/2012  General Administration/  Office Reference ‐ 102  2019‐ 2020  2021‐ 2022  Chronological File ‐ Legal Documents Served upon the City Clerk Log     2017‐ 2020  2019‐ 2022  Chronological File ‐ Administrative Citation Log     2013‐ 2017  2018‐ 2019  Chronological File ‐ Public Records Request log     2021  2023  General Information ‐ Conflict of Interest Map, Heidi Harmon  General Legal /  Legislative & Legal ‐ 701  Legislative  2005  2007  Legislative Platform letter: 04/05/2005 Letter to State Senate  Transportation and Housing Committees opposing AB 326 and AB365  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Legal /  Legislative & Legal ‐ 704  Agreements & Contracts  2010  2015  PERFORMING ARTS CENTER CALLAHAN FUNERAL ‐ Short Term License  Agreement for event: Rehearsal 8/25/2010, Service 8/27/2010  General Legal /  Legislative & Legal ‐ 707   2016  2023  City Staff           Architectural Review Commission  Statement of Economic        Cultural Heritage Committee  Interest (Form 700)        Housing Authority           Human Relations Commission           Promotional Coordinating Committee           Consultants  General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2016  2018  01‐04‐2016 McGuinness ‐ Police Chief Job Offer Letter and Agreement  Public Records Requests        01‐05‐2016 Fountain ‐ Roster of PD and FD staff        01‐07‐2016 Freeman ‐ Proposals for recent RFP for transit services        01‐07‐2016 Schmid ‐ Phenix Group Information Systems           01‐13‐2016 Hampton ‐ List of Officer Summary Reports           01‐13‐2016 Linbald ‐ 886 Monterey Building and Code Documents           01‐13‐2016 Mayfield ‐ARC‐CHC Audio File           01‐15‐2016 Santillano ‐ Phoenix Group Contract           01‐20‐2016 Litner ‐ RFP for Parking citation Processing, Spec. No 91430           01‐20‐2016 Ortega ‐ Phoenix Group Agreement and survey question           01‐20‐2016 Smilowitz ‐ FD Emergency Action Plan           01‐20‐2016 Walker ‐ CBOA Audio 07‐29‐2014           01‐21‐2016 Schmid ‐ RFP Parking Citation        01‐22‐2016 Adler ‐ Bid Bonds and Results fo Sewerline Replacement  91186        01‐22‐2016 Complus Data Innovations ‐ Parking Citation        01‐26‐2016 Adler ‐ Bid Bonds for Sewer Line        01‐26‐2016 Miller ‐ Parking Ticket Information and Statistics        01‐26‐2016 Zeta Phi Alumni ‐ 844 Upham St        01‐27‐2016 Adler ‐ Sewerline Replacement Bid Bonds        01‐27‐2016 Vujovich‐La Barre ‐ Mayor Salary & committee salary        01‐28‐2016 Mason ‐ 2135 Cypress Sewer Line        01‐28‐2016 Ruiz ‐ First Transit        01‐29‐2016 Linbald ‐ 866 Monterey Building Permits        01‐29‐2016 Rose ‐ Noise Violations 2014‐2015  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2016  2018  02‐01‐2016 Ruiz ‐ First Transit (2)  Public Records Requests     02‐02‐2016 Hill & Associates ‐ People of the State of Ca v. Kalvin Keller       02‐03‐2016 Morse ‐ 647,659,669 Higuera Street Building Permits        02‐03‐2016 Weeden ‐ PO‐Vendor info        02‐08‐2016 Mastagni Holstedt ‐ PD Benefits        02‐11‐2016 Hagan ‐ Uncashed Checks        02‐18‐2016 Lambert ‐ Utility Box Art        02‐19‐2016 Rice ‐ Rental Housing Inventory List        02‐24‐2016 Adamski Moroski Madden Cumberland ‐ All written, emails,  communications        02‐29‐2016 Lamon ‐ Letter of Seperation        03‐01‐2016 Ogren ‐ Financial documents related to accident        03‐10‐2016 White ‐ ARC Audio File        03‐16‐2016 Bialik ‐ Uncashed Checks        03‐22‐2016 Adler ‐ Performance and Payment Bonds ‐ Sinsheimer Pool        03‐29‐2016 Kinkade ‐ Carpenter Election Communications        03‐29‐2016 Loeffler ‐ Vehicle Code Violation Data        03‐29‐2016 Mohan ‐ Correspondences for 1179 San Carlos        03‐31‐2016 Lucas ‐ Nacimiento Agreement        03‐31‐2016 Ochs ‐ Correspondences for Dan Carpenter        04‐04‐2016 Titan Legal Services, 1005 Monterey        04‐11‐2016 Rice ‐ Correspondences between SLO and County  Supervisor Adam Hill        04‐18‐2016 Lee ‐ 1500‐1531 Froom Ranch Way        05‐02‐2016 Honchariw ‐ 2015 Employee Compensation Report        05‐02‐2016 Marshal ‐ Broad Street and Branch Street from 2000‐2013        05‐11‐2016 Weeden ‐ PO ‐ Vendor Info        05‐12‐2016 Ray ‐ Bus Video related to Incident        05‐13‐2016 Glidden ‐ Code Enforcement 661 Skyline Drive        05‐25‐2016 MV Transportation        05‐31‐2016 LexisNexis Car Fire        06‐07‐2016 Transparent America        06‐09‐2016 Howard Zoning Associates LLC        06‐15‐2016 Weintraub ‐ Business License for Mr. Michaels        06‐17‐2016 Hurd 70 ‐ Emails, Correspondences regarding removal of  presentation for the tree committee item        06‐20‐2016 Mourenza 74 ‐ Emails, Correspondences, Audio File TC  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2016  2018  06‐24‐2016 Flatos 77 ‐ Correspondences related to 469 Stoneridge  Circle from 01‐01‐2015  Public Records Requests     06‐27‐2016 Contreras (Edison) 81 ‐ TBD         06‐27‐2016 Wohlner Kaplon Cutler Halford & Rosenfeld 82 ‐ Restroom  Replacement 91327         06‐29‐2016 Ready (DPSI Inc) 87 ‐ RFQs for Civil Engineering Winning  Proposals        06‐29‐2016 Upton 88 ‐ Encroachment Permits Code Cases 1144 Chorro  & 840 Marsh        07‐08‐2016 French 90 ‐  RHIP List        07‐15‐2016 Butler 91 ‐ Names and Titles All FTE        07‐23‐16 Rowley ‐ 102 ‐ Citations January‐June 2016        07‐25‐2016 McLean 92 List of Consultants        07‐2816 Morrison 98 Solar PV Permits        08‐03‐16 Fuqua 99 Tourism Marketing District boundaries        08‐03‐16 Tony Sharp 100 Bldg Permit Data        08‐04‐16 Woods 101 Bldg Permit Data        08‐08‐16 Carrillo ‐ 103 ‐ 265 Meissner Lane        08‐11‐2016 General Solutions Associates ‐ Conferencing Services        08‐12‐2016 Anonymous 105 ‐ Mayor Correspondences        08‐16‐2016 Cunningham 108 ‐ Photograph of Mission        08‐16‐2016 Smartprocure 106 ‐ PO‐Vendor Information        08‐24‐2016 Powers 111 ‐ Citation Questions        08‐25‐2016 Harvey 112 ‐ Citations for 1418 Carmel        08‐26‐2016 Romero 113 ‐ Building Permits for 1231‐1239 Osos Street        08‐30‐2016 Professional Finders (Kim Porter) 114 ‐ Stale Dated Checks        08‐30‐2016 Rice 118 ‐ RHIP Docs        08‐31‐2016 Mejia 119 ‐ Legislative letters for a one year period        09‐07‐2016 North American Procurement Council 120 ‐ List of Bidders        09‐09‐2016 Asset Management Consultants 122        09‐09‐2016 Bardett 121 ‐  Bids and Contracts        09‐15‐2016 Thom 124 ‐ Fire Incident Report        09‐19‐2016 Ziomek 125 ‐ Madeline Paasch Docs        09‐27‐2016 DeLaRosa 164 Business License Compliance        09‐27‐2016 Schmidt 130 EDSP Steering Committee        09‐29‐2016 Johnson 131        10‐07‐2016 GSA (Solana) ‐ 135        10‐10‐2016 Camdus Group 140        10‐17‐2016 Green 145        10‐26‐2016 Clarke 147  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2016  2018  11‐02‐2016 Eagly‐Schwartz 149 ‐ Law Enforcement Policy Manual  Public Records Requests     11‐03‐16 Johnson 150 ‐ CMP Replacements 2015 91268        11‐07‐2016 Lazar 151 ‐ Uncashed checks        11‐10‐2016 Forouzan Law 163 ‐ 911 call on behalf of Joseph Valerio        11‐14‐2016 Roslan 162 ‐ 848 Via Esteban        11‐15‐2016 Jacques‐Bibeault PRA 165 ‐ Underground Tanks at 100  Cross Street and 3965 Higuera        11‐15‐2016 Mirino 166 ‐ 2016 Collection of Delinquesnt Accounts info        11‐18‐2016 Carpenter 167 ‐ Cash and sureties and escrow accounts etc        11‐23‐2016 Austin 173 ‐ Chemicals for Water and Wastewater  Treatment and Swim Center        11‐28‐16 Wilf PRA 174 ‐ Judson Terrace        11‐28‐2016 Weeden 172 Purchasing Records        12‐06‐2016 Rice175 ‐ Marx 460        12‐07‐2016 Herndon 176 KSBY ‐ Sub Fire Records        12‐16‐2016 Siegel PRA 182 ‐ James Raj        12‐16‐2016 Siegel PRA184 ‐ 143 Suburban Rd Utilities        12‐16‐2016 Zhou PRA 183 ‐ TOT information        12‐20‐2016 Phoenix Group PRA187 ‐ Parking Enforcement RFP        12‐21‐2016 McLaughlin 185 ‐ 1682 Crestview Circle        12‐21‐2016 Solomon PRA186 ‐ 805 Aerovist Place building and  occupancy        12‐23‐2016 Labus PRA 188 ‐ 263 N. Chorro St        12‐23‐2016 Zepeda PRA 189 ‐  2175 Willow Road        12‐28‐2016 Salinas PRA 190 CDGB Curb Ramps 2016        CDD PRR Data        Fire PRRs ‐ various        PD PRRs ‐ various        Sub Fire related ‐ 2016        Ballard Suboena           PRA responses Powers  General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2017  2019  01‐03‐2017 PRR01_17 Dizon ‐ 815 Columbine  Public Records Requests        01‐06‐2017 PRR14_17 McCrory ‐ scoring matrix for RFP 91495        01‐06‐2017 PRR15_17 Rice ‐ executed settlement agreements           01‐10‐2017 PRR03_17 Hanson ‐ budget alloted to FD        01‐10‐2017 PRR04_17 Hanson ‐ National Fire Incidents reports 2010 to  present        01‐10‐2017 PRR05_17 Hanson ‐ Janitorial services for SLOFD  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2017  2019  01‐10‐2017 PRR06_17 Hanson ‐Cabo San Luis Fire March 3, 2010 press  release  Public Records Requests        01‐10‐2017 PRR07_17 Hanson ‐ March 4, 2012 press release for fire at  1502 Johnson Ave           01‐10‐2017 PRR08_17 Hanson ‐ training records regarding interior  attack           01‐10‐2017 PRR09_17 Hanson ‐ narrations for all calls for 2016           01‐10‐2017 PRR10_17 Hanson ‐ narration and final report for Jun 19,  2016 fire ‐ 1100 block Atascadero St           01‐10‐2017 PRR11_17 Hanson ‐ inspection records for 295 and 303  Higuera for 20 years or disposal records           01‐10‐2017 PRR12_17 Hanson ‐ training records pertaining to attaching  hoses           01‐10‐2017 PRR13_17 Hanson ‐ thermal imaging camera data from 12‐ 26‐15 Sub Fire           01‐10‐2017 PRR25_17 Metz ‐ Transit Operation           01‐17‐2017 PRR16_17 Sessa ‐ Vendor terms           01‐17‐2017 PRR17_17 Johnson ‐ Sub‐Contractor List, Jennifer Street  Sewer Line Replacement           01‐17‐2017 PRR18_17 Hanson ‐ Planning for target hazard buildings           01‐17‐2017 PRR19_17 Hanson ‐ Amount of 1.75 Quick Attack lines on  engines           01‐17‐2017 PRR20_17 Hanson ‐ Narrations for 303 Higuera           01‐17‐2017 PRR21_17 Hanson ‐ Additional footage of video from sub  fire           01‐17‐2017 PRR22_17 Hanson ‐ 2015 ambulance call data           01‐17‐2017 PRR23_17 Hanson ‐ list of Target Hazard buildings           01‐19‐2017 PRR24_17 Sessa ‐ Budge Software bid info           01‐23‐2017 PRR26‐17 Clarke ‐ Drycleaning Facility data           01‐26‐2017 PRR27_17 McLin ‐ Elevation Certificate 1564 Oceanaire           01‐26‐2017 PRR28_17 Smith ‐ Transaction date for supplied ledger           01‐27‐2017 PRR29_17 Hanson ‐ Captains Log for 12‐26‐15 Sub Fire           01‐27‐2017 PRR30_17 Hanson ‐ Captains Log for incident 16‐02821           01‐27‐2017 PRR31_17 Hanson ‐ Captains Log for incident 10‐00815           01‐27‐2017 PRR32_17 Hanson ‐ witness reports 12‐27‐15 concerning  McRoberts           01‐27‐2017 PRR33_17 Hanson ‐ transmission log for 12‐26‐15           01‐27‐2017 PRR34_17 Hanson ‐ RIC and FAST assignments for 12‐26‐ 2015           01‐27‐2017 PRR35‐17 Hanson ‐ Investigation supplemental report  incident 12‐00838  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2017  2019  01‐27‐2017 PRR36_17 Hanson ‐ Full images requested via PRA 115‐116  Public Records Requests        01‐31‐2017 PRR37_17 McLean ‐ ARC 1‐30‐17 audio           02‐01‐2017 PRR42_17 Nelson ‐ sub‐Trade permits 2014 to present           02‐02‐2017 PRR38_17 Rice ‐ RHIIP records           02‐02‐2017 PRR39_17  Herndon KSBY ‐ cost of women's march           02‐02‐2017 PRR40_17 Daniels KSBY ‐ cost for security 1‐31‐17 Spanos  Theater           02‐03‐2017 PRR41_17 Hoquist ‐ 911 equipment proposals           02‐07‐2017 PRR43‐17 Sanchez ‐ Current Laber Nogotiations MOU           02‐08‐2017 PRR44_17 Hanson ‐ name of videographer ‐ Sub fire           02‐08‐2017 PRR45_17 Hanson ‐ surrounding business reports ‐ Sub fire           02‐08‐2017 PRR46_17 Hanson ‐ results of fire debris samples ‐ Sub fire           02‐08‐2017 PRR47_16 Hanson ‐ record of physical evidence for Sub fire           02‐08‐2017 PRR48_17 Hanson ‐ Cover and first page of target Hazard  Bldg list           02‐08‐2017 PRR49_17 Hanson ‐ Full size images of sub file           02‐10‐2017 PRR50_17 Lukiewski ‐APN 004601070 & 76 plans and  reports           02‐10‐2017 PRR51_17 McLean ‐ DVD of CC 02‐07‐2017 part 2 and 3           02‐14‐2017 PRR52_17 Ly ‐ Permits for 750 Industrial Way           02‐16‐2017 PRR53_17 Smith ‐ Scott Barnes           02‐21‐2017 PRR54_17 Rose ‐ documents related to Tract 2832           02‐21‐2017 PRR55_17 Fountain ‐ Fire Salary and grievances           02‐21‐2017 PRR56_17 Hanson ‐ 2‐21‐17 Bldsoe‐Hanson phone call           02‐21‐2017 PRR57_17 Hanson ‐ Hazard Mgt Plans for Sierra Vista,  French, Anderson Hotel, Manse           02‐21‐2017 PRR58_17 Hanson ‐ PD case 151226007           02‐21‐2017 PRR59_17 Hanson ‐ Engine F1 12‐26‐2015 log           02‐23‐2017 PRR60_17 Hanson ‐ Phone conversation Hanson‐Cpt Smith  2‐23 926           02‐23‐2017 PRR61_17 Hanson ‐ Phone conversation Hanson‐Bledsoe 2‐ 21 830           02‐24‐2017 PRR62_17  McLean ‐ PRC audio 02‐01‐2017           02‐27‐2017 PRR63_17 McLean ‐ PRC audio 12‐7‐2016           02‐27‐2017 PRR64_17 Rice ‐ Attendance Roster for 2‐16‐17 RHIP  workshop  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2017  2019  02‐27‐2017 PRR65_17 Johnson ‐ Margarita and Foothill Lift Station  Replacement 91214  Public Records Requests       03‐03‐2017 PRR66_17 Sibley ‐ 862 Tarragon Ln Business License           03‐03‐2017 PRR67_Garcia ‐ Jennifer St. Sewer Line Replacement (RE‐ BID)           03‐06‐2017 PRR68_17 Lijoi ‐ DeTolosa Ranch Apts permit and code  documentation           03‐07‐2017 PRR69_17 Hanson ‐ 3‐2‐17 3pm meeting at PD w Hanson,  Ansolabehere, Pfarr, Maggio, and unknow           03‐07‐2017 PRR70_17 Hanson ‐ Sub Employee testimony concerning  electrical malfunction           03‐07‐2017 PRR71_17 Hanson ‐ Sub Fire images from camera in photo           03‐08‐2016 Henry PRR72_17 ‐ 1308 Monterey code violation ‐ case  code 001769‐2016           03‐08‐2017 Henry PRR73_17 ‐ 1308 Monterey code violation ‐ case  code 001790‐2016           03‐10‐2017 PRR 75_17 Fountain ‐ Firefighter aid reimbursement data  plus vacancies 2010‐2016           03‐10‐2017 PRR74_17 Snouffer ‐ 604 Patricia Drive fire info           03‐13‐2017 PRR76_17 Howerton ‐ Abalone Alliance, Mothers of Peace  & Protests at Diablo           03‐16‐2017 PRR77_17 Bettencourt ‐ 2015 & 2016 Search & Rescues  City Open Spaces           03‐22‐2017 PRR78_17 Mobley ‐ 660 Peach St building permits and  occupancy certificates           03‐23‐2017 PRR79_17 Massey ‐ Tree removal fines           03‐24‐2017 PRR80_17 Johnson ‐ Calle Joaquin Park‐Ride Improvements  contractor info           03‐30‐2017 PRR81_17 Henry ‐ 1308 Monterey building permit           04‐03‐2017 PRR82_17 Franklin ‐ 911 call audio file           04‐05‐2017 PRR83_17 Johnson ‐ Railroad Safety Trail Class 1 91373           04‐07‐2017 PRR85_17 Kim ‐ 12424 LOVR Permits Records           04‐10‐2017 PRR84_17 Agosti ‐ Fire data related to 02‐07‐2017 Old  World Rugs           04‐13‐2017 PRR86_17 Fellner ‐ 2016 Employee Compensation Report           04‐14‐2017 PRR87_17 Rude ‐ 120 and 134 Tank Farm Rd, 120 Long St.,  3897 S. Higuera St. construction related docs           04‐17‐2017 PRR88_17 Weeden ‐ Puchasing records           04‐18‐2017 PRR89_17 Vainshtein ‐ Sub Fire Records           04‐18‐2017 PRR90_17 Vainshtein ‐ Cabo San Luis  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2017  2019  04‐18‐2017 PRR91_17 Vainshtein ‐ All Commercial Fires past 12 months  Public Records Requests        04‐19‐2017 PRR92_17 Morris ‐ womens march parking citation related  documents           04‐20‐2017 PRR93_17 Cantos ‐ Spillman Technologies contract for  Computer Aided Dispatch and Records Mgt           04‐20‐2017 PRR96_17 McLean ‐ Verdin contract           04‐21‐2017 PRR94_17 Hobson ‐ Drycleaning facility data           04‐25‐2017 PRR95_17 Strohman ‐ 1417 Marsh building documents           04‐25‐2017 PRR97_17 Dancey ‐ 726 Higuera ‐ Novo Restaurant  renovation permit           04‐26‐2017 PRR98_17 Hylton ‐ Escrow Accounts and Outstanding  checks listing           04‐27‐2017 PRR100_17 Art Museum ‐ plans           04‐28‐2017 PRR99_17 Coblentz ‐ PRR99_17 Code‐000138‐2017           05‐03‐2017 PRR101_17 Kichar ‐ 124 E Foothill Blvd permits           05‐04‐2017 PRR102_17 Alamshahi ‐ Sub Fire Records           05‐04‐2017 PRR103_17 Hathway ‐ PD Reference 16101590 and  Reference 161015093 records           05‐05‐2017 PRR104_17 Alamshahi ‐ 295 Higuera Building‐Inspection‐ Violation permits‐notices           05‐05‐2017 PRR105_17 Hayes ‐ Foremost at Farmers           05‐08‐2017 PRR106_17 Council ‐ uncashed checks listing           05‐08‐2017 PRR107_17 Tanaka ‐ Marigold Shopping Center           05‐09‐2017 PRR108_17 Dancey ‐ 1023 Chorro Permits           05‐09‐2017PRR109_17 Johnson ‐ LOVR Crack Sealing 91530 awards  data           05‐10‐2017 PRR110_17 Coblentz ‐ Plumbing Case 000367‐2015           05‐15‐2017 PRR111_17 Coblentz ‐ 3350 Bullock Ln no23 site visit 5‐11‐ 17           05‐17‐2017 PRR112_17 Vogel ‐ Employee Compensation Report           05‐19‐2017 PRR113_17 Jenkins ‐ Initiative Measure current and past  language           05‐22‐2017 PRR114_17 Polunin ‐ 2016 Transportation Monitoring Spec.  No 91420 Bid Results           05‐22‐2017 PRR115_17 Hanson ‐ 12‐26‐2015 transcripts and audio logs           05‐22‐2017 PRR116_17 Hanson ‐ Atascadero Street fire narration and  final report           05‐22‐2017 PRR117_17 Hanson ‐ Logs for T‐1 12‐26‐15           05‐22‐2017 PRR118_17 Hanson ‐ Cabo San Luis Fire Report           05‐22‐2017 PRR119_17 Hanson ‐ Paramedics list  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2017  2019  05‐25‐2017 PRR120_17 Kan ‐ 71 Palomar  Public Records Requests       05‐26‐2017 PRR121_17 Eaton ‐ RFP proposals ‐ Spec 91539           05‐30‐2017 PRR122_17 Tidwell‐Meadors ‐ 555 Westmont           05‐31‐2017 PRR123_17 Lara ‐ 1605 Calle Joaquin ‐ Fire Code Violations           05‐31‐2017 PRR124_17 Harris ‐ Canzona Women's Ensemble           06‐01‐2017 PRR125_17 Kalter ‐ Madonna Plaza, Environmental related  records           06‐01‐2017 PRR126_17 Tidwell‐Meadows ‐ 555 Westmont, Use  Limiations           06‐02‐2017 PRR127_17 Peterson ‐ Public Records Request logs 2004‐ present           06‐05‐2017 PRR128_17 Eclevia ‐ Water Meters           06‐13‐2017 PRR129_17 Loomer ‐ Embassy Suite property records           06‐13‐2017 PRR130_17 Kitchens ‐ 1141 Chorro Fire Report           06‐13‐2017 PRR131_17 Maher ‐ pedestrian and bicyclist accident data           06‐13‐2017 PRR132_17 St Michel ‐ 760 and 767 Francis           06‐14‐2017 PRR133_17 ‐ Parking Enforcement RFP cost sheets           06‐14‐2017 PRR134_17 Beabout ‐ Embassy Suites Fire Code Violations           06‐16‐2017 PRR135_17 Pelayo ‐ 1433 and 1625 Calley Joaquin permits  and Hazard data           06‐19‐2017 PRR136_17 Myers ‐ 22 N Chorro Fire Code Violations           06‐22‐2017 PRR 137_17 Johnson ‐ Correspondence between SLO &  Caltrans related to Avila Ranch & San Luis Ranch Development Projects           06‐23‐2017 PRR 138_17 Mohan ‐ Cost of New Entrance Sign at  Highland & Park or Improvement Lot           06‐26‐2017 PRR139_17 Mohan Tree Trimming Crew & Cycles           06‐26‐2017 PRR140_17 Stulberg ‐ Medical Records related to Traffic  Collision           06‐27‐2017 PRR 141_17 Krege ‐ Financial reports 1942‐48, 1951           06‐27‐2017 PRR 142_17 Schluter ‐ 2980 S Higuera plans ‐ roof loading  info           07‐05‐2017 PRR 143_17 Boyer ‐ 22N Chorro Building Permits and Fire  Records           07‐07‐2017 PRR144_17 Baskin ‐ Cal Poly ‐ SLO City Fire Contracts           07‐07‐2017 PRR151_17 Klinger ‐ Drycleaning Facility data           07‐10‐2017 PRR145_17 Weger ‐ Vehicle Fire on Cuesta Grade           07‐13‐2017 PRR146_17 Jacobs ‐ Asset Mgt request sureties  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2017  2019  07‐14‐2017 PRR147_17 Hanson ‐ Training Exercise 12‐14‐16  Public Records Requests       07‐14‐2017 PRR148_17 Hanson ‐ 12‐26‐15 prior requests           07‐17‐2017 PRR149_17 ‐ Village at Broad ‐ inspection, hazard, permit  history           07‐17‐2017 PRR150_17 ‐ Cal Fire Paso Robles Chimney Rock           07‐17‐2017 PRR151_17 Klingler ‐ Drycleaning Facility data           07‐20‐2017 PRR152_17 Vessely ‐ 1870 Mariano Lazcano original plan           07‐21‐2017 PRR153_17 Medrano ‐ Unresponsive Man 700 block  Higuera 10‐15‐16           07‐24‐2017 PRR162_17 Adams ‐ spec 91545           07‐25‐2017 PRR154_17 Legg ‐ Gialketsis           07‐25‐2017 PRR155_17 Bennetzen ‐ 1273 Laurel Lane           07‐27‐2017 PRR156_17 Horvath ‐ Ordinance concerning defaults or  foreclosures           07‐31‐2017 PRR157_17 Mancillas ‐ San Luis AZ info           07‐31‐2017 PRR158_17 McReynolds ‐ Traffic Calming in Anholm  neighborhood           08‐01‐2017 PRR159_17 Hartley ‐ Spec No 91430           08‐01‐2017 PRR160_17 Lewis ‐ Mustang Village Apartment Fire, hazard,  inspections, code           08‐07‐2017 PRR161 Weeden ‐ Purchasing records 4‐14‐17 to present           08‐08‐2017 PRR163_17 Maier ‐ Powers Correspondence           08‐14‐2017 PRR164_17 Kulick ‐ Code enforcement building color           08‐22‐2017 PRR165_17 Steel ‐ Chevron Tank Farm Development Fee  Info           08‐22‐2017 PRR166_17 Schultz ‐ Speed surveys for Johnson Ave           08‐22‐2017 PRR167_17 Wood ‐ Video of Higuera and Santa Rosa           08‐23‐2017 PRR168_17 Dancey ‐ 715 Higuera Building Permits           08‐29‐2017 PRR169_17 Costa ‐ Pacific Pismo Alley encroachment  permit           08‐31‐2017 PRR170_17 Bernal ‐ March 7 2016 Gonzales records           08‐31‐2017 PRR171_17 Zeventer ‐ Stop Sign Broad at Center           09‐01‐2017 PRR172_17 Scuri ‐ Traffic Routing Signage           09‐05‐2017 PRR173_17 Fleming ‐ Fire call 9‐3‐17 3960 S Higuera space  157           09‐05‐2017 PRR174_17 Fleming ‐ PD Noise call 9‐4‐17 3960 S Higuera  space 157           09‐05‐2017 PRR175_17 Stevens ‐Fire call 8‐26‐17 3960 S Higuera space  157  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2017  2019  09‐06‐2017 PRR176_17 Hanson ‐ 06‐19‐2017 Atascadero St Fire call  logs  Public Records Requests        09‐06‐2017 PRR177_17 Hanson ‐ 06‐19‐2017 Atascadero St Fire report‐ narrations           09‐06‐2017 PRR178_17 Hanson ‐ 06‐19‐2017 Atascadero St Fire ‐  additional narrations           09‐06‐2017 PRR179_17 Hanson ‐ 06‐19‐2017 Atascadero St Fire 911 call  time           09‐06‐2017 PRR180_17 Hanson ‐ 06‐19‐2017 Atascadero St Fire truck  logs           09‐07‐2017 PRR181_17 Morehouse ‐ 8‐19‐2017 Incident ‐ Lincoln Town  Car 3232 S Higuera           09‐07‐2017 PRR182_17 Mullen ‐ Host Compliance contract           09‐07‐2017 PRR183_17 Fleming ‐ 7‐31‐17 neighbor issue           09‐07‐2017 PRR184_17 Fleming ‐ 9‐5‐17 ‐ burning trash on deck ‐ 3960  S Higuera sp 157           09‐11‐2017 PRR185_17 Schmidt ‐ Broad and Chorro Bicycle MV  collisions           09‐11‐2017 PRR186_17 Ogren ‐ 3042 Grading and Drainage Plan           09‐11‐2017 PRR187_17 Hanson ‐ BC‐4 narrations for incident 16‐02821           09‐11‐2017 PRR188_17 Hanson ‐ audio records for incident 16‐02821           09‐13‐2017 PRR189_17Park ‐ Santa Barbara Ave ‐ Church St sewer  replacement           09‐15‐2017 PRR190_17 Ward ‐ Listing of checks           09‐15‐2017 PRR191_17 Wright ‐ 6‐21‐17 cardiac arrest event           09‐15‐2017 PRR192_17 Alcantara ‐ 04‐06‐2017 PD vehicle collision           09‐20‐2017 PRR193_17 Robledo ‐ 2‐10‐17 Bridge St Gas Leak           09‐20‐2017 PRR194_17 Johnson ‐ Laguna Lake ADA Trail 91388           09‐20‐2017 PRR195_17 Johnson ‐ 7126 Green St 91539           09‐21‐17 PRR203_17 Cohen           09‐21‐2017 PRR196_17 Barreto ‐ 2017 Noise Complaints           09‐26‐2017 PRR197_17 Five Brothers Mgmnt           09‐27‐2017 PRR198_17 Johnson ‐ 29 Prado           09‐27‐2017 PRR199_17 Swerdfeger Water Resource Facility           09‐29‐2017 PRR200_17 McQuaid Intersection of Higuera and Los Osos  Valley Rd           09‐29‐2017 PRR201_17 Johnson, Peter New Times Rental scam request           10‐05‐2017 PRR202_17 Washington ‐ 2959 Broad           10‐11‐2017 PRR204_17 Root ‐ Drycleaner data           10‐12‐2017 PRR205_17 Liang Tank Farm & Broad St Northwest Corner  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2017  2019  10‐16‐2017 PRR206_17 McGuinness ‐ PD logs ‐ incidents reports ‐ Pfarr  correspondence  Public Records Requests       10‐16‐2017 PRR207_17 Miller ‐ Damaged Pole Mt View 2015           10‐19‐2017 PRR208_17 Cohen ‐ Open space rescue data           10‐20‐2017 PRR209_17 ‐ Roenicke 3761 Orcutt records           10‐26‐2017 PRR210_17 Dancey ‐ 964 Higuera Permits including retro  fitting permits           10‐26‐2017 PRR211_17 Cloven ‐ 209 & 210 Environmental Site  Assessment records           11‐01‐2017 PRR212_17 Strohman ‐ 1417 Marsh st permints etc           11‐02‐2017 PRR213_17 Dancey ‐ Louisa's Place 964 Higuera           11‐02‐2017 PRR214_17 Dancey ‐ Andersen Hotel Apartments 955  Monterey           11‐02‐2017 PRR215_17 (Out of Order)           11‐02‐2017 PRR216_17 Levesque FD 1617 Operating budget & 1617 FD  call log Cal Poly           11‐03‐2017 PRR217_17 Andersen Cal Poly brush fire cause, responding  agencies & cost of suppression           11‐06‐2017 PRR218_17 Strohman ‐ Farrington letter           11‐13‐2017 PRR220_17 Pilow ‐ 3001 Bahia Court           11‐13‐2017 PRR221_17 Dewbre ‐ 71 Palomar           11‐20‐2017 PRR222_17 Kranjcec ‐ Purchasing records 08‐11‐2017 to  present           11‐21‐2017 PRR223_17 Young ‐ 71 Palomar           11‐22‐2017 PRR224_17 Bigoni ‐ Quiznos Sub 3975 S Higuera           11‐27‐2017 PRR225_17 Hobbs ‐ Foothill Blvd 45 ft E of Mustang           11‐28‐2017 PRR226_17 Andoli ‐ logs or reports concerning Shawn Nelly           11‐28‐2017 PRR227_17 Pratt ‐ RFP 91296 ‐ Project Mgt Software           11‐29‐2017 PRR228‐17 Romero ‐McKiernan Law           11‐29‐2017 PRR229_17 Bigoni ‐ Quizons Subs 799 E Foothill Blvd           11‐30‐2017 PRR230_17 Costa ‐ Pacific & Pismo Alley enchoachment           11‐30‐2017 PRR231_17 Nelson ‐ 1825 Monterey St. Bldg permits & fire  dept files           12‐01‐2017 PRR232_17 Trinidad ‐ Ferrini property tanks           12‐04‐2017 PRR233_17 539 Tidwell‐Meadors ‐ 539 Marsh St           12‐05‐2017 PRR234_17 Tidwell‐Meadors ‐ 539 Marsh St AULs or zoning  violations           12‐12‐2017 PRR246_17 McCall ‐ Records and Jail Mgt Software           12‐13‐2017 PRR247_17 Nazarchuk ‐ Procore Technologies use  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2017  2019  12‐15‐2017 PRR248_17 McLaughlin ‐ 5 Bars or SG Communicationss  agreements  Public Records Requests        12‐19‐2017 PRR249_17 Johnson ‐ MadonnaLOVR Rehabilitation Project  91511 bid documentation           12‐21‐2017 PRR250_17 Gomez ‐ Parking Enforcement Spec No 91495           12‐22‐2017 PRR251_17 Johnson ‐ Cannabis Communication           12‐28‐2017 PRR252_17 Velie ‐ CUPA data           12‐8‐2017 PRR235_17 Enriquez ‐ 889 Murray documents           12‐8‐2017 PRR236_17 Herda ‐ video of Mill‐Osos collision           12‐8‐2017 PRR237_17 Kushch ‐ FD report number vehicle collision in  AG           12‐8‐2017 PRR238_17 Hanson ‐ Bahia Court Fire reportr and narration           12‐8‐2017 PRR239_17 Hanson ‐Sub Fire 911 audio files           12‐8‐2017 PRR240_17 Hanson ‐sub fire trasmission audio recordings           12‐8‐2017 PRR241_17 Hanson ‐ Sub Fire ID audio and video           12‐8‐2017 PRR242_17 Hanson ‐Sub Fire mutual aid documents           12‐8‐2017 PRR243_17 Hanson ‐Sub Fire PD reports           12‐8‐2017 PRR244_17 Hanson ‐Sub Fire documentation provide to  National Fire Incident Reporting           12‐8‐2017 PRR245_17 Hanson ‐ reports and narrations of fire calls Jan 1  2017 to present           733 Higuera 6‐14‐2017           ACLU ‐ Asian Law Caucus 8‐14‐2017           Alanzia  11‐6‐2017           Berkeley  ‐ 02‐28‐2017           Borland 6‐27‐17           Brandt 11‐02‐17           Brennler 8‐10‐2017           Collins ‐ 01‐11‐2017           Francis 02‐25‐2017           Hampton 01‐18‐2017           Hampton 02‐01‐2017           Hampton 02‐06‐2017           Hampton 02‐08‐2017           Hampton 02‐13‐2017           Hampton 03‐06‐2017           Hampton 04‐11‐2017           Hampton 06‐16‐2017           Hampton 6‐15‐17           Johnson ‐ 10‐10‐2017           Kamme 03‐08‐2017  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   General Administration/  Records Mgt ‐ 104  2017  2019  Kelly 03‐01‐2017  Public Records Requests        Knibb           Matsuyama 4‐26‐17           McGuinness 10‐17‐2017           McKiernan ‐ 01‐26‐2017           Montero 05‐05‐2017           Morris ‐ 04‐04‐2017           Orcutt ‐ 04‐14‐2017           Parry 05‐11‐2017           Parry 5‐17‐2017           Pautz 5‐2‐17           Sookasian 7‐28‐2017           Velie ‐ Sheeler ‐ 11‐15‐2017           Velie 6‐12‐2017  City Management /  Commissions,  Committees, Boards ‐  302  Term  complete  2018  2023  ARB Knight, Daniel  Appointed AB members:  Applications, Oaths,  membership  communications        ARB, HRC Tasseff, Michelle        ARC‐Wynn, Greg        ATC‐Weisenthal, Howard        BAC Lopez, Layla        Council Comp ‐ Brett Strickland Application_2017           Council Comp ‐ Dale Stoker Application 2017           Council Comp ‐ Frank Guyton Application_ 2017           Council Comp ‐ John Ewan Application_2017           Council Comp ‐ Louise Justice Application_2017           Council Comp ‐ Louise Matheny Application_2017           HRC‐ Clayton, Robert           HRC Hughes, Samuel P.           HRC Raffish, Brett           HRC‐Michelle Tasseff           IOC Stewart, Shay           IOC, Barasch, Stephen           JHC‐Ulz, Eva Ann           MTC Wilson, Torina           MTC‐Lopez, Diego‐Christopher           MTC‐Thyne, Elizabeth           PB Guyton, Frank           PC Bisheff, Kim  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   City Management /  Commissions,  Committees, Boards ‐  302  Term  complete  2018  2023  PC Osterbur, Nicholas  Appointed AB members:  Applications, Oaths,  membership  communications        PCC‐LeMieux, Jill          PCC‐Palazzo, Sasha          PC‐Malak, Ronald John           PRC Stewart, Shay           PRC‐Whitener, Jeff           REOC Tasseff, Ken           TBID Walker, Kimberly           TC‐Parker, Benjamin  City Management /   2021 2023  ARC Abbas, Kelley  Commissions,  Committees, Boards ‐  302        ARC Allen, Christopher        ATC Edwards, Tim        CHC Abbas, Kelley        CHC Castanon, Taylor           CHC Haddad, Mansour Sig  Applications (not         CHC Hernandez, Janice   Appointed)        HAB Amador, Gina           HAB Renahan, Jane Pearlman           HRC Benson, Louis           HRC James, Marshall           HRC Kekaha, Michele           HRC McNiff, Paden           HRC Mikulka, Devin           HRC Roudebush, Kris           IOC Halen, Tom           MTC Bharathur, Yogitha           PC Benson, Joe           PC Sharer, Justin           PC Singh, Karun Deep           PC Wynn, Greg           PCC Francis, Emily           PRC Blakey, Kaitlyn           PRC Castillo, A Rafael           PRC Guetschow, Michael           PRC Howe, Ryan           PRC Marshall‐Eminger, Sandra  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 RECORDS DESTRUCTION LIST  Original: City Clerk’s Office    Dept/DIV or Category  Current  in YEAR  DESTROY  YEAR  DESCRIPTION   Cont. Applications (not         TC Marshall‐Eminger, Sandra   Appointed)        TC Ruiz, Chelsea           TC Yeo, Spencer  City Management /  Commissions,  Committees, Boards ‐  302  2021  2023  Recruitment Communications           Interview questions  Recruitment File        Maddy Act postings           Unscheduled Vacancy notices           Interview schedules           recruitment advertising           Applicant Log  DocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 CITY OF SAN LUIS OBISPO RECORDS RETENTION SCHEDULE RECORD TITLETOTAL OFFICE RESPONSIBLE CODE SECTIONRETENTION FOR RETENTION AND REMARKSPERIODDISPOSITION OF RECORDCOPIES or DUPLICATES of documents for which a department is not the office of record D/R Duplicates and copies distributed to various departments for informational purposes may be destroyed by the departments when they are no longer useful for reference. No "Request for Records Destruction" form is required.ELECTRONIC DOCUMENTSElectronic copies of paper records should be kept no longer than the retention period specified in this schedule. If electronic documents are also in a paper format, both must be destroyed at the same time.100GENERAL ADMINISTRATION101OFFICE GENERAL MANAGEMENT City Manager (CM) Reports 5 Various GC34090 City-Generated Informational Brochures, Publications, Newsletters P Various GC34090 Keep one for historical purposes City-wide Policies and Procedures P Various GC34090 Keep one for historical purposes Correspondence - External 2 Various GC34090 Correspondence - Internal (excluding CM Reports - see above) 2 Various GC34090 Departmental Policies/Procedures S+5 Various GC34090 General Information 2 Various GC34090 In-House Committees CU+5 Various GC34090 May be kept for research/historic purposes Staff Meeting Notes 2 Various GC34040102OFFICE REFERENCE Annual Departmental Reports 5 Various GC34090 Certificates of Life5 Clerk GC34090 Chronological Files 2 Various GC34090 Community Organizations 5 Various GC34090 Complaints2 Various GC34090 General Information 2 Various GC34090 Positive Feedback (How are we doing? forms) 2 Various GC34090 Professional Associations 2 Various GC34090 Publications (journals, periodicals) D/R Various Not a public record. No "Request for Records Destruction" form is required. 103FORMS MANAGEMENT Blank FormsS Various No "Request for Records Destruction" form is required.104RECORDS MANAGEMENT Certificates of Destruction P Clerk GC34090 Legal record of final disposition of document. Public Records Requests 2 Various GC34090 Records Retention Schedule S+5 Clerk CCP 343200COMMUNITY DEVELOPMENT201CITY PLANNING Address FilesP Planning GC34090(a) Business Tax Certificates P Planning GC34090(a) Code Enforcement Files P Building GC34090(a) Microfilm after 5 years Construction FilesP Building GC34090(a) Microfilm immediately after final inspection Construction Permits (numeric) P Building GC34090(a) Microfilm one year after final inspection Home Occupation Permits P Planning GC34090(a) Inspection CardsP Building GC34090(a) Microfilm and retain original cards Notices of Address Change P Planning GC34090(a) Notices of Determination P Planning GC34090(a) Notices of Exemption P Planning GC34090(a) MicrofilmAE=After Expiration AU=Audit CL=Closed/Completed CU=Current D/R=Destroy when no longer relevant E=After Election P=Permanent S=Superceded T=TerminatedDocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 CITY OF SAN LUIS OBISPO RECORDS RETENTION SCHEDULE RECORD TITLETOTAL OFFICE RESPONSIBLE CODE SECTIONRETENTION FOR RETENTION AND REMARKSPERIODDISPOSITION OF RECORDProject Files: Administrative Use Permit; Planning Commission Use Permit; Planned Development; Certificate of Compliance; Architectural Review; Architectural Review Minor and Incidental; Environmental Review; General Plan; Specific Plan; Text Amendment; Rezone; City Initiated Rezone; Annexation; Variance; Lot Line Adjustment; Street Name Change; OtherP Planning GC34090(a) Microfilm after 2 years Recorded Agreements: Residents/Covenants, Affordability, First-Time Home-Buyer, etc. P Clerk GC34090(a) (Filed under 704-06 in City Clerk's office in Housing Agreement section by property address.) Sign Inventory Files 2 Planning GC34090 Sign Permits2 Building GC34090 Tentative Tracts and Minor Subdivisions P Planning GC34090(a) Film after minimum of 10 years.* See Public Works for final maps. Unreinforced Masonry Files (structural analysis) P Building GC34090(a)300CITY MANAGEMENT301COUNCIL FILES Appeals Heard by Council P Clerk GC34090 Appeals not Heard by Council CL+2 Various GC34090 Audio Tapes or Liberty System 6 mos Clerk GC34090.7 Cablecast Schedule for Gov. Access Channel 20 2 Clerk GC34090 Council Agenda Packets P Clerk GC34090 Council BrochuresP Clerk GC34090 Keep one for historical purposes Council "Notes"2 Admin GC34090 Council Policies & Procedures P Clerk GC34090 Keep one for historical purposes Council Resumes CU+2 Admin GC34090 Council Subcommittee Assignments 8 Clerk GC34090 DVDs of Council and Planning Commission Meetings P Clerk GC34090.7 Hot Files2 Admin GC34090 MinutesP Clerk GC34090(e) Oaths of OfficeP Clerk GC34090 Petitions to Council5 Clerk GC34090 Advisory, non-election related. (If submitted to Council, retain permanently with agenda packet.) Proclamations2 Clerk GC34090 Proposition 218 Protest letters P Clerk State Constitution Public Comment and Speaker Slips 2 Clerk GC34090 Red File Items (i.e; correspondence) P Clerk GC34090 Original red file is part of the agenda packetResolutions and Ordinances P Clerk GC34090(e)302COMMISSIONS, COMMITTEES, BOARDS Agenda/Agenda Packets P Various GC34090 Audio Tapes2 Various GC34090.7 Bylaws P Various GC34090(e) Membership File: (Appointed AB members applications, oaths, correspondence, etc.) T + 5 Clerk GC34090 Applications (not appointed) 2 Clerk GC34090 MinutesP Various GC34090(e) Recruitment File: Includes correspondence, Maddy Act notices, misc. ads, and information2 Clerk GC34090 ResolutionsP Various GC34090(e) RostersS+5 Clerk GC34090304CITY ADVISORY BODIES Advisory Body Handbook P Clerk GC34090 Keep one for historic reasons Advisory Body Training 5 Clerk GC34090AE=After Expiration AU=Audit CL=Closed/Completed CU=Current D/R=Destroy when no longer relevant E=After Election P=Permanent S=Superceded T=TerminatedDocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 CITY OF SAN LUIS OBISPO RECORDS RETENTION SCHEDULE RECORD TITLETOTAL OFFICE RESPONSIBLE CODE SECTIONRETENTION FOR RETENTION AND REMARKSPERIODDISPOSITION OF RECORD Fixed Asset Subsidiary Ledger (includes inventory) AU+5 Finance & IT GC34090(c) / 26CFR301-65-1(f) Monthly Financial Statements AU+5 Finance & IT GC34090(c) Other Financial Reports AU+4 Finance & IT GC34090(c) State Controller Reports AU+10 Finance & IT GC34090(c) Surplus Property List AU+4 Finance & IT GC34090(c)500HUMAN RESOURCES Applications (unsuccessful applicants) CL+5 HR 29 CFR 30.8 / GC12946 Department of Motor Vehicles Records T+1 HR GC12946 Discrimination Complaint T+5 HR 29 USC 255 (a) Employee Discipline T+3 HR GC34090(c) Employee FilesT+5 HR 45CFR1068.6APPA / 29CFR1627.3 / SLOMC11.04.010(H) Employment Eligibility Verification - Immigration/Naturalization Service (I9 Form)T+3 HR GC34090(c) Equal Employment Opportunity Reports 3 HR GC34090(c) General Correspondence 2 HR GC34090 Insurance/Benefits AU+4 HR 29CFR1627.3(b)(2) Labor Negotiations T+3 HR GC34090(c) Risk Management Claims Against The City CL+5 HR GC34090 Risk Management Reports CL+5 HR GC34090 SafetyT+3 HR GC34090(c) Temporary Employees T+5 HR 45CFR1068.6APPA / 29CFR1627.3 / SLOMC11.04.010(H) Tuition Reimbursement AU+3 HR GC34090(c) Workers Compensation T+30 HR 29CFR1910.20600PURCHASING & CONTRACTING601PURCHASING Bids, RFPs (unsuccessful) CU+2 Various GC34090 / CCP337 / SLOMC3.24.170 Bids, RFPs, RFQs (successful) AU+5 Various GC34090 / CCP337 / SLOMC3.24.170 City-Owned Property/Property Management P Clerk GC34090(a) General Information 2 Various GC34090 Surplus Property Auction/Disposal AU+4 Finance CCP337 Surplus Property Listing AU+2 Finance GC34090700LEGISLATIVE AND LEGAL701LEGISLATIVE Affidavits of Publication CU+4 Various GC34090 Certificates of Posting CU+4 Various GC34090 Charters-Listed Numerically with Amendments P Clerk GC34090(e)/GC40806 Citizens’ Charter Committee P Clerk GC34090 Council OrdinancesP Clerk GC34090(e) Council Resolutions P Clerk GC34090(e) / GC40806 Grand Jury2 Clerk GC34090 League of CA Cities 2 Clerk GC34090 Legal Notices, Legal ads, and Display Ads CU+4 Various GC911.2; GC34090 Legislation: County, Federal, State 2 Clerk GC34090 Municipal CodeP Clerk GC34090(e) Database on City network/Keep one for historic value Notices of Adjournment 2 Various GC34090702ELECTIONAbsentee Voter applications (copies of) E+6 mos. Clerk EC17505(b) ConfidentialApplication to view: voter registration info, AV voter lists 5 Clerk EC2188 Ballots: all, voter ID envelopes and ballot receipts, manual tally sheets, logic/accuracy tests, other ballot-related docsE+6 mos. Clerk EC17302; EC17306 (if no legal action) ConfidentialAE=After Expiration AU=Audit CL=Closed/Completed CU=Current D/R=Destroy when no longer relevant E=After Election P=Permanent S=Superceded T=TerminatedDocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 CITY OF SAN LUIS OBISPO RECORDS RETENTION SCHEDULE RECORD TITLETOTAL OFFICE RESPONSIBLE CODE SECTIONRETENTION FOR RETENTION AND REMARKSPERIODDISPOSITION OF RECORD Campaign Disclosure Statements: Successful Candidates P Clerk GC81009(b) Unsuccessful Candidates E+5 Clerk GC81009(b) OtherT+7 Clerk GC81009(e) Election correspondence E+2 Clerk GC34090 Election documents: expenses, proofs, night logs E+2 Clerk GC34090 Election historyP Clerk GC34090 Election notices, publications, certificates E+2 Clerk GC34090 Initiative, Referendum, Charter Amendments, Recall Petitions After Certification of results + 8 monthsClerk EC17200/EC17400 Confidential Municipal Election File/Sample Ballots P Clerk GC34090 Nomination Papers: Successful Candidates P Clerk EC17100 Unsuccessful Candidates E+5 Clerk EC17100 Precinct Board Appointments - appointment of precinct oficialsE+6 mos. Clerk EC17503(b) Precinct hand tally, copies of index, challenge list, assisted voter list E+6 mos. Clerk EC17304 Confidential Roster of voters, original indices (precinct board) E+5 Clerk EC17300(a) (if no legal action)703CITY ATTORNEY Administrative Files CU+5 City Attorney GC34090 Civil LitigationCL+10 City Attorney GC34090(b) Civil Litigation regarding Property (including settlement and releases) P City Attorney GC34090(a) Criminal Cases going to court CL+5 City Attorney GC34090(b) Criminal Citations CL+2 City Attorney GC34090 Legislative Files CU+2 City Attorney GC34090704GENERAL LEGALAgreements/Contracts (consultants, purchase agreements, and others not shown elsewhere in the retention schedule)CU+5AE Various CCP337Claims/Subpeona Logs 2 Clerk GC34090Donor and Donation Agreements P Clerk GC34090Ethics Training Certificates CL + 5 Clerk GC34090Housing Agreements (Includes recorded and other related agreements) P Clerk GC34090(a)Joint Powers Authorities CL + 10 Clerk GC34090Lease Agreements of Real Property (long-term; i.e., more than five CL + 5 Clerk GC34090LiensP Clerk GC34090(a)Municipal Advocate's Registration Form P Clerk GC34090Public Art Agreements P Clerk GC34090Recorded Documents (Abandonments, Deeds, Easements, P Clerk GC34090Williamson Act Contracts P Clerk GC34090(a)706CAPITAL IMPROVEMENT BOARD CIB Agreements/Contracts P Clerk CCP337 CIB Establishment/Bylaws P Clerk GC34090(e) CIB Resolutions/Ordinances P Clerk GC34090(e) General Correspondence 2 Finance GC34090 MinutesP Clerk GC34090(e)707STATEMENTS OF ECONOMIC INTERESTAE=After Expiration AU=Audit CL=Closed/Completed CU=Current D/R=Destroy when no longer relevant E=After Election P=Permanent S=Superceded T=TerminatedDocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9 CITY OF SAN LUIS OBISPO RECORDS RETENTION SCHEDULE RECORD TITLETOTAL OFFICE RESPONSIBLE CODE SECTIONRETENTION FOR RETENTION AND REMARKSPERIODDISPOSITION OF RECORD General Correspondence 2 Clerk GC34090 Statements of Economic Interest (87200 Filers) T+7 Clerk GC81009(e) & CCAC Guidelines Statements of Economic Interest (City Code Filers)7 GC81009(e)709PUBLIC INFORMATION/COMMUNITY RELATIONS Consumer Price Index (CPI) CU+2 Various GC34090 General Correspondence 2 Various GC34090 Press Releases CU+2 Various GC34090800PUBLIC WORKS801ENGINEERINGContractor Bids (not awarded) CL+2 Public Works GC34090 Exception: Federally funded: 3 year retention period or as required by the funding authority. Encroachment Permits CL+4 Public Works GC34090 Engineering Standards P Public Works GC34090(a) General Correspondence 2 Public Works GC34090Job Files: Certified payroll; pay estimates; original bid documents; legal ads; preliminary notices/liens; engineer's daily logs or inspector's diaries; DAS13CL+2 Public Works GC34090 Federally funded or as req'd by the federal authorityJob Files:Org. specials w/autocad drawings, photos/video tapes for historic value; agrmnts; CMR/CAR; change orders; env docs; final pay est. w/attach; notice completion; haz waste manifests/transp docs; ins certs; perform bonds; proposals; spec reports (haz mat, bio, soils), submtls (matls, draw), warranty, as-built daily logs or inspectors' diaries; bids/plans/specsP Public Works GC34090 Final Tracts and Minor Subdivisions (includes subdivision improvement agrees; development agrees; in-lieu agrees)P Public Works GC34090(a) Film after minimum of 10 years*. See Community Development for Final maps802STREET ADDRESS FILES General Information 2 Public Works GC34090 Street Files10 Public Works GC34090803MASS TRANSPORTATION General Information 5 Public Works GC34090 Local-SLO Municipal Bus System CU+10 Public Works GC34090 Regional Elderly/Handicapped Transit CU+2 Public Works GC34090 TaxicabsCU+5 Public Works GC34090 Transportation Permits CU+2 Public Works GC34090 Unmet Transit Needs CU+10 Public Works GC34090804PARKING Downtown Parking Study P Public Works GC34090 General Information 2 Public Works GC34090 Parking Appeals CU+2 Public Works GC34090 Parking Citations CU+2 Public Works GC34090 Parking Meters CU+5 Public Works GC34090 Parking Policies CU+5 Public Works GC34090 Ridesharing/Car Pool Program CU+5 Public Works GC34090806DISTRICTS Assessment Districts CL+10 Public Works/Clerk GC34090 Note: original documentation in City Clerk's Office Benefit Districts CL+10 Public Works/Clerk GC34090 Note: original documentation in City Clerk's Office General Information 2 Public Works GC34090 AE=After Expiration AU=Audit CL=Closed/Completed CU=Current D/R=Destroy when no longer relevant E=After Election P=Permanent S=Superceded T=TerminatedDocuSign Envelope ID: 879432D5-E3D6-4E4B-87DC-35A4385AF9D9