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HomeMy WebLinkAboutB6 PPP Municipal Code Amendment Purchasing ProceduresMU N I C I P A L C O D E A M E N D M E N T RE G A R D I N G C O O P E R A T I V E PU R C H A S I N G P R O C E D U R E S Au g u s t 1 9 , 2 0 1 4 Re c o m m e n d i n g c h a n g e s t o M u n i c i p a l Co d e t h a t w i l l : 1) P r o v i d e d b e t t e r d i r e c t i o n i n t h e p u r c h a s i n g p r o c e s s f o r se c u r i n g c o m p e t i t i v e b i d s 2) a l l o w g r e a t e r a b i l i t y t o p u r c h a s e f r o m l o c a l v e h i c l e de a l e r s i f t h e y a r e a b l e t o d e l i v e r p r i c e s a n d t e r m s be l o w S t a t e o r N a t i o n a l p u r c h a s i n g p o o l s . SL O M u n i C o d e S e c t i o n 3 . 2 4 . 0 6 0 . E Pr o v i d e s e x e m p t i o n o f a f o r m a l b i d p r o c e d u r e i f a C i t y pu r c h a s e i s m a d e “… . . c o o p e r a t i v e l y w i t h o n e , o r m o r e , ot h e r u n i t s o f g o v e r n m e n t . ” 1. Ca n s i g n i f i c a n t l y r e d u c e d p u r c h a s e t i m e a n d p r o c e s s i n g co s t s s i n c e c o s t s a r e e i t h e r s h a r e d o r d o n e b y o t h e r s 2. Ca n p r o v i d e s i g n i f i c a n t c o s t s a v i n g s d u e t o e c o n o m y o f sc a l e f o r l a r g e r o r g a n i z a t i o n s o r g r o u p s . E x a m p l e : S t a t e of C a l i f o r n i a b i d l i s t Fi n a n c i a l M a n a g e m e n t M a n u a l S e c t i o n 40 5 - I Fl e e t M a n a g e m e n t P o l i c y (C o u n c i l A d o p t e d F e b r u a r y 2 0 0 9 ) Ca l l s f o r f l e e t p u r c h a s e s t o g e n e r a l l y b e m a d e “t h r o u g h t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a Mu l t i p l e A w a r d S c h e d u l e ( C M A S ) c o n t r a ct s ” o r o t h e r c o o p e r a t i v e p u r c h a s i n g ag r e e m e n t s . H o w e v e r , t o a s s u r e b e s t p r i c i n g a n d p r o v i d e l o c a l v e n d o r ac c e s s t o l a r g e d o l l a r p u r c h a s e s , i t a l s o c a l l s f o r c o n t a c t i n g : “an y l o c a l d e a l e r s th a t m i g h t h a v e b e e n p o t e n t i a l b i d d e r s t o e n s u r e t h a t t h e co o p e r a t i v e c o n t r a c t p r i c e i s a g o o d v a l u e a n d p r u d e n t a l t e r n a t i v e t o ad v e r t i s i n g f o r b i d s . ” A “ l o c a l ” d e a l e r i n t h i s c o n t e x t m e a n s v e n d o r s w i t h i n t h e C i t y l i m i t s . Ou r D i l e m m a Th e c u r r e n t l a n g u a g e o f S e c t i o n 4 0 5 - I d o e s n o t p r o v i d e c l a r i t y o n wh a t t o d o w h e n l o c a l v e n d o r s m e e t o r b e a t t h e C M A S p r i c e a n d te r m s . Al t e r n a t i v e s 1. Pu r c h a s e i f f i n a l p r i c e i s b e l o w i n f o r m a l b i d a m o u n t o f $2 5 , 0 0 0 2. Co n d u c t f o r m a l b i d p r o c e d u r e f o r p u r c h a s e 3. No t C l e a r i f w e c a n d i r e c t l y A w a r d t o l o c a l b i d i f o v e r in f o r m a l b i d a m o u n t Re c o m m e n d e d Re v i s e M u n i c i p a l C o d e S e c t i o n 3 . 2 4 . 0 6 0 . E t o r e a d : E. W h e n t h e p u r c h a s e w i l l b e m a d e c o o p e r a t i v e l y w i t h o n e , o r mo r e , o t h e r u n i t s o f g o v e r n m e n t , or f r o m a l o c a l d e a l e r w i t h i n th e C i t y l i m i t s t h a t c a n p r o v i d e t h e s a m e b r a n d , m o d e l a n d co n f i g u r a t i o n o f i t e m ( s ) i d e n t i f i e d i n c o o p e r a t i v e p u r c h a s e ag r e e m e n t ( s ) a t o r b e l o w t h e c o o p e r a t i v e p u r c h a s i n g n e t c o s t wi t h i n t h e s a m e t e r m s a n d c o n d i t i o n s . ” In A d d i t i o n St a f f w i l l r e t u r n w i t h r e v i s i o n s t o S e c t i o n 4 0 5 - I Pu r c h a s i n g P o l i c y a s p a r t o f t h e f i n a l p a s s a g e o f t h e or d i n a n c e a m e n d m e n t Re c o m m e n d e d Re v i s e M u n i c i p a l C o d e S e c t i o n 3 . 2 4 . 0 6 0 . E t o r e a d : E. W h e n t h e p u r c h a s e w i l l b e m a d e c o o p e r a t i v e l y w i t h o n e , o r mo r e , o t h e r u n i t s o f g o v e r n m e n t , or f r o m a l o c a l d e a l e r w i t h i n th e C i t y l i m i t s t h a t c a n p r o v i d e t h e s a m e b r a n d , m o d e l a n d co n f i g u r a t i o n o f i t e m ( s ) i d e n t i f i e d i n c o o p e r a t i v e p u r c h a s e ag r e e m e n t ( s ) a t o r b e l o w t h e c o o p e r a t i v e p u r c h a s i n g n e t c o s t wi t h i n t h e s a m e t e r m s a n d c o n d i t i o n s . ”