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HomeMy WebLinkAbout09-16-2014 PPP LOVR-101 AwardSa n L u i s O b i s p o C i t y C o u n c i l Me e t i n g – S e p t e m b e r 1 6 t h , 2 0 1 4 Bu s i n e s s I t e m # 1 LO S O S O S V A L L E Y R O A D / U S 1 0 1 IN T E R C H A N G E I M P R O V E M E N T S P R O J E C T AW A R D , S P E C I F I C A T I O N N O . 9 9 8 2 1 Pr o j e c t H i g h l i g h t s  Wi d e n s L O V R t o f o u r l a n e s , b i k e l a n e s a n d s i d e w a l k s b e t w e e n t h e re c e n t l y c o n s t r u c t e d C a l l e J o a q u i n i n t e r s e c t i o n a n d S o u t h H i g u e r a St r e e t  Ne w t w o - l a n e b r i d g e s t r u c t u r e w i l l b e c o n s t r u c t e d s o u t h o f , a n d ad j a c e n t t o , t h e e x i s t i n g o v e r c r o s s i n g  Th e e x i s t i n g b r i d g e w i l l c a r r y t h e w e s t b o u n d t r a f f i c a n d t h e n e w b r i d g e wi l l c a r r y e a s t b o u n d t r a f f i c  Th e b r i d g e c r o s s i n g o f S a n L u i s O b i s p o C r e e k w i l l b e w i d e n e d t o ac c o m m o d a t e t h e f o u r t r a v e l l a n e s a n d b i k e l a n e s  In c l u d e s m i n i m u m 6 - f o o t w i d e s i d e w al k s a n d 6 . 5 - f o o t w i d e b i k e l a n e s  Ap p r o x i m a t e l y 1 0 0 x t h e c o s t o f a t y p i c a l C i t y C I P Pr o j e c t R e n d e r i n g 20 1 4 M i l e s t o n e s  En t e r e d c o n t r a c t w i t h S o u t h s t a r E n g i n e e r i n g t o p r o v i d e p r o j e c t ma n a g e m e n t s e r v i c e s  10 0 % P l a n s , S p e c i f i c a t i o n s , a n d E s t i m a t e s A p p r o v e d b y C a l t r a n s  Co o p e r a t i v e A g r e e m e n t a n d a F r e e w a y M a i n t e n a n c e A g r e e m e n t w i t h Ca l t r a n s  Al l p r o j e c t R O W s e c u r e d , u t i l i t y r e l o c a t i o n s t o h a p p e n a s p a r t o f pr o j e c t  CT C a p p r o v e d $ 1 6 M f u n d s r e q u e s t  En t e r e d c o n t r a c t w i t h M N S E n g i n e e r s t o p r o v i d e c o n s t r u c t i o n ma n a g e m e n t s e r v i c e s  Fe d e r a l A u t h o r i z a t i o n t o p r o c e e d ( F o r m E - 7 6 ) i s s u e d  On g o i n g p u b l i c o u t r e a c h c a m p a i g n , w e b s i t e , p r e s e n t a t i o n s , v i s i t i n g bu s i n e s s e s , p o s t c a r d s , f a c t s h e e t s Fo r m a l A d v e r t i s e m e n t  Re l e a s e d o n J u l y 5 th in t h e S a n L u i s Ob i s p o T r i b u n e  bi d s y n c . c o m a n d e b i d b o a r d . c o m  Ma n d a t o r y P r e - b i d M e e t i n g a t C i t y H a l l on J u l y 2 2 nd  Ne t w o r k i n g o p p o r t u n i t y f o r D i s a d v a n t a g e Bu s i n e s s E n t e r p r i s e s ( D B E ) a n d P r i m e Co n t r a c t o r s  Pu b l i c b i d o p e n i n g o n A u g u s t 1 2 th An a l y s i s o f T h r e e L o w e s t B i d s Co n t r a c t o r N a m e G r a n i t e Co n s t r u c t i o n Ma d o n n a / S o u z a JV P a r t n e r s h i p Ca l P o r t l a n d Co n s t r u c t i o n Bi d A m o u n t $ 1 6 , 5 7 2 , 1 2 9 $ 1 7 , 4 6 1 , 9 2 4 $ 1 8 , 1 3 8 , 4 2 2 Pe r c e n t V a r i a n c e f r o m En g i n e e r ’ s E s t i m a t e -2 . 3 5 % + 2 . 9 0 % 6 . 8 8 % Do l l a r V a r i a n c e f r o m E n g i n e e r ’ s Es t i m a t e -$ 3 9 8 , 2 4 7 + $ 4 9 1 , 5 4 7 $ 1 , 1 6 8 , 0 4 6 Pe r c e n t V a r i a n c e f r o m L o w B i d - 5 . 3 7 % 9 . 4 5 % Do l l a r V a r i a n c e f r o m L o w B i d - $ 8 8 9 , 7 9 4 $ 1 , 5 6 6 , 2 9 3  Gr a n i t e C o n s t r u c t i o n s u b m i t t e d a re s p o n s i v e b i d a n d w a s d e t e r m i n e d t o be t h e l o w e s t r e s p o n s i b l e b i d d e r Bi d P r o t e s t s Ca l P o r t l a n d (3 rd Lo w e s t ) • P r o t e s t i n g L i s t o f Su b c o n t r a c t o r s a n d pe r c e n t a g e o f w o r k Ma d o n n a / S o u z a JV ( 2 nd Lo w e s t ) • P r o t e s t i n g D B E do c u m e n t a t i o n Gr a n i t e ( L o w e s t ) Ma d o n n a / S o u z a P r o t e s t  Ex h i b i t 1 5 - G – D B E C o m m i t m e n t  Bi d d e r s l i s t a l l D B E s p a r t i c i p a t i n g in p r o j e c t  To t a l c l a i m e d D B E p a r t i c i p a t i o n id e n t i f i e d Ma d o n n a / S o u z a P r o t e s t  Qu o t e f r o m D r a g o n t o Ca l P o r t l a n d o n 8 / 1 1 / 2 0 1 4 Ma d o n n a / S o u z a P r o t e s t 1. Th e r e i s n o e v i d e n c e o f a n y co n t r a c t u a l r e l a t i o n b e t w e e n Gr a n i t e a n d D r a g o n o r b e t w e e n G r a n i t e a n d C a l P o r t l a n d .  Dr a g o n i s s u p p l y i n g a s p h a l t o i l t o C a l P o r t l a n d a n d t h e r e f o r e i s a se c o n d t i e r s u p p l i e r t o G r a n i t e w i t h n o c o n t r a c t u a l r e l a t i o n .  Al l D B E p a r t i c i p a t i o n c o u n t s t o w a r d a p r o j e c t ’ s D B E g o a l (S t a n d a r d S p e c i f i c a t i o n S e c t i o n s 2 - 1 . 1 2 B a n d 5 - 1 . 1 3 B ; 4 9 C F R Se c t i o n 2 6 . 5 5 )  Bi d d e r s m u s t i d e n t i f y a l l D B E f i r m s p a r t i c i p a t i n g i n t h e p r o j e c t re g a r d l e s s o f t i e r ( I n s t r u c t i o n s - 1 5 - G L o c a l A g e n c y B i d d e r D B E Co m m i t m e n t )  Ca l P o r t l a n d i s l i s t e d a s a s u p p l i e r o n t h e B i d d e r ' s L i s t o f Co n t r a c t o r s ( C i t y f o r m , p . 2 6 ) i n d i c a t i n g C a l P o r t l a n d w a s co n t a c t e d b y G r a n i t e . Granite Asphalt pavingCalPortland (1sttier supplier)AsphaltDragon (2ndtier supplier)Asphalt oil Ma d o n n a / S o u z a P r o t e s t 2. Dr a g o n q u o t e f a i l s t o s h o w a n y e ff o r t s t h a t G r a n i t e c o n t a c t e d Dr a g o n .  Gr a n i t e h a s n o o b l i g a t i o n t o c o n t a c t D r a g o n , s i n c e t h e y a r e pu r c h a s i n g a s p h a l t d i r e c t l y f r o m C a l P o r t l a n d 3. Qu o t e s h o w s o i l d e l i v e r y t o P a s o R o b l e s . G r a n i t e d o e s n ’ t ha v e a n a s p h a l t p l a n t i n P a s o R o b l e s .  Gr a n i t e w i l l n o t b e m a n u f a c t u r i n g a s ph a l t f o r t h i s p r o j e c t . G r a n i t e wi l l p u r c h a s e a s p h a l t f r o m C a l P o r t l a n d i n P a s o R o b l e s t h a t w i l l be m a d e w i t h a s p h a l t o i l f r o m D r a g o n . Granite Asphalt pavingCalPortland (1sttier supplier)AsphaltDragon (2ndtier supplier)Asphalt oil Ma d o n n a / S o u z a P r o t e s t 4. Ca l P o r t l a n d q u o t e s u b m i t t e d i n re s p o n s e t o t h e p r o t e s t c a n n o t be c o n s i d e r e d b e c a u s e i t w a s s u b m i t t e d a f t e r t h e 4 th bu s i n e s s da y af t e r bi d o p e n i n g . A d d i t i o n a l l y , i t c o n t a i n e d r e d a c t e d pr i c i n g i n f o r m a t i o n .  Th e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n , f r o m C a l P o r t l a n d t o G r a n i t e , su b m i t t e d a f t e r t h e p r o t e s t a n d a t th e r e q u e s t o f t h e C i t y , i s n o t re q u i r e d c o n s i d e r i n g t h e q u o t e f r o m D r a g o n t o C a l P o r t l a n d i s su f f i c i e n t D B E c o m m i t m e n t d o c u m e n t a t i o n .  Si n c e t h e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n i s n o t r e q u i r e d , t h e o m i t t e d pr o p r i e t a r y p r i c i n g d i d n o t a f f e c t t h e C i t y ’ s d e c i s i o n .  Al l a d d i t i o n a l d o c u m e n t s a n d e m a i l s s u b m i t t e d b y G r a n i t e a n d Ma d o n n a / S o u z a r e v i e w e d t o f u r t h e r e v a l u a t e t h e s u p p l i e r q u o t e s . No i n d i c a t i o n f o u n d o f a n y a l t e r e d o r f a l s i f i e d q u o t e s , p r i c e s , o r da t e s . Granite Asphalt pavingCalPortland (1sttier supplier)AsphaltDragon (2ndtier supplier)Asphalt oil Ma d o n n a / S o u z a P r o t e s t 5. Gr a n i t e ’ s b i d w a s n o n - r e s p o n s i v e t o t h e i n v i t a t i o n t o b i d a n d th e r e f o r e s h a l l b e r e j e c t e d .  Ci t y s t a f f c o n t a c t e d D r a g o n ’ s e s t i m a t o r a n d a l l i n f o r m a t i o n w a s ve r i f i e d .  CF R 2 6 . 5 3 ( a ) s t a t e s t h a t a n a g e n c y mu s t a w a r d t h e c o n t r a c t t o th e b i d d e r w h o m a k e s a g o o d f a i t h e f f o r t t o m e e t t h e e s t a b l i s h e d go a l .  Go o d f a i t h e f f o r t w a s m o r e t h a n s u f f i c i e n t , a n d t h e r e f o r e s t a f f wo u l d s t i l l r e c o m m e n d a w a r d e v e n i f G r a n i t e w a s u n a b l e t o m e e t to t h e D B E g o a l . Granite Asphalt pavingCalPortland (1sttier supplier)AsphaltDragon (2ndtier supplier)Asphalt oil 1. Ma d o n n a / S o u z a J V P r e s e n t a t i o n 2. Gr a n i t e C o n s t r u c t i o n P r e s e n t a t i o n 3. Co u n c i l d i s c u s s i o n a n d a c t i o n Re c o m m e n d a t i o n s 1. Ad o p t a r e s o l u t i o n d e n y i n g t h e a p p e a l o f t h e P u b l i c W o r k s D i r e c t o r ’ s de n i a l o f a b i d p r o t e s t f i l e d b y J o h n M a d o n n a C o n s t r u c t i o n – S o u z a Co n s t r u c t i o n I n c . f o r a w a r d o f t h e L o s O s o s V a l l e y R o a d I n t e r c h a n g e Pr o j e c t , S p e c i f i c a t i o n 9 9 8 2 1 , t o G r a n i t e C o n s t r u c t i o n . 2. Aw a r d a c o n t r a c t t o G r a n i t e C on s t r u c t i o n o f S a n t a B a r b a r a , Ca l i f o r n i a i n t h e a m o u n t o f $ 1 6 , 5 7 2 , 1 2 9 . 8 4 f o r t h e U S 1 0 1 / LO V R I n t e r c h a n g e P r o j e c t , S p e c i f i c a t i o n N o . 9 9 8 2 1 . Re v i s e d C h a n g e O r d e r P o l i c y CC O A u t h o r i z a t i o n L i m i t s Pr o j e c t M a n a g e r < $ 2 5 , 0 0 0 Ci t y E n g i n e e r A p p r o v e d p r o j e c t c o n t i n g e n c y  Sp e c i f i c t o t h i s p r o j e c t o n l y a n d ex p e d i t e s C C O a p p r o v a l pr o c e s s a n d r e d u c e s p o t e n t i a l d e l a y c o s t s f r o m t h e co n t r a c t o r  Ba s e d o n o r i g i n a l C o n t r a c t C h a n g e O r d e r ( C C O ) P o l i c y fr o m t h e F i n a n c i a l M a n a g e m e n t M a n u a l  Pr i m a r i l y c h a n g e s t h e a u t h o r i z a t i o n l i m i t s a n d g i v e s m o r e re s p o n s i b i l i t y t o t h e P r o j e c t M a n a g e r a n d C i t y E n g i n e e r  Si m i l a r t o o t h e r a g e n c i e s w i t h p r o j e c t s o f t h i s s i z e a n d sc o p e Re c o m m e n d a t i o n 3. Au t h o r i z e C i t y E n g i n e e r t o b e r e s p o n s i b l e f o r co n s t r u c t i o n c o n t r a c t c h a n g e o r d e r s ( C C O ’ s ) f o r t h e US 1 0 1 / L O V R I n t e r c h a n g e P r o j e c t i n a n y a m o u n t wi t h t h e l i m i t a t i o n t h a t t h e s u m t o t a l o f a l l C C O ’ s n o t ex c e e d t h e c o n t i n g e n c y b u d g e t a m o u n t o f $1 , 2 5 0 , 0 0 0 . Qu e s t i o n s Bi d R e s u l t s $ - $ 5 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 1 0 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 1 5 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 2 0 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 2 5 , 0 0 0 , 0 0 0 Re c o m m e n d a t i o n s 1. Ad o p t a r e s o l u t i o n d e n y i n g t h e a p p e a l o f t h e P u b l i c W o r k s Di r e c t o r ’ s d e n i a l o f a b i d pr o t e s t f i l e d b y J o h n M a d o n n a Co n s t r u c t i o n – S o u z a C o n s t r u c t i o n I n c . f o r a w a r d o f t h e L o s Os o s V a l l e y R o a d I n t e r c h a n g e Pr o j e c t , S p e c i f i c a t i o n 9 9 8 2 1 , to G r a n i t e C o n s t r u c t i o n . 2. Aw a r d a c o n t r a c t t o G r a n i t e C on s t r u c t i o n o f S a n t a B a r b a r a , Ca l i f o r n i a i n t h e a m o u n t o f $ 1 6 , 5 7 2 , 1 2 9 . 8 4 f o r t h e U S 1 0 1 / LO V R I n t e r c h a n g e P r o j e c t , S p e c i f i c a t i o n N o . 9 9 8 2 1 . 3. Au t h o r i z e C i t y E n g i n e e r t o be r e s p o n s i b l e f o r c o n s t r u c t i o n co n t r a c t c h a n g e o r d e r s ( C C O ’ s ) f o r t h e U S 1 0 1 / L O V R In t e r c h a n g e P r o j e c t i n a n y a m o u n t w i t h t h e l i m i t a t i o n t h a t t h e su m t o t a l o f a l l C C O ’ s n o t e x c e e d t h e c o n t i n g e n c y b u d g e t am o u n t o f $ 1 , 2 5 0 , 0 0 0 . Ma d o n n a / S o u z a P r o t e s t Granite Asphalt pavingCalPortland (1sttier supplier)AsphaltDragon (2ndtier supplier)Asphalt oil