Loading...
HomeMy WebLinkAboutRFP Plan Check Services 2019 Spec No 2019-4006-01  The City of San Luis Obispo is committed to including disabled persons in all of our services, programs and activities. Telecommunications Device for the Deaf (805) 781-7410.           Notice Requesting Proposals for Specification No. 2019‐4006‐01     BUILDING & SAFETY, ENGINEERING DEVELOPMENT REVIEW, FIRE PLAN REVIEW AND INSPECTION  SERVICES      The City of San Luis Obispo is requesting sealed proposals for plan review and inspection of construction  projects necessary to determine compliance with all applicable building, fire and development codes and  laws pursuant to Specification No. 2019‐4006‐01.    All firms interested in receiving further correspondence regarding this Request for Proposals (RFP) will be  required  to  complete  a  free  registration  using  BidSync  (https://www.bidsync.com/bidsync‐app‐ web/vendor/register/Login.xhtml). All proposals must be received via BidSync by the Department of  Finance at or before [DATE] when they will be opened publicly in the City Hall Conference Hearing Room,  990 Palm Street, San Luis Obispo, CA 93401.    Proposals received after said time will not be considered.  To guard against premature opening, each  proposal shall be submitted to the Department of Finance in a sealed envelope plainly marked with the  proposal title,  specification  number,  proposer  name,  and  time  and  date  of  the  proposal  opening.   Proposals shall be submitted using the forms provided in the specification package.    A pre‐proposal conference call will be held to answer any questions that the prospective proposers may  have regarding the City's request for proposals.  The pre‐proposal conference call will take place at the  following place and time:  Council Hearing Room   990 Palm Street, San Luis Obispo   [DATE]  1‐888‐204‐5987, Code: 8618289    Specification packages and additional information may be obtained at the City’s BidSync website at  www.BidSync.com. Please contact Eric Hagen at ehagen@slocity.org (805) 781‐7572 with any questions.                 TABLE OF CONTENTS  SECTION A: DESCRIPTION OF WORK ............................................................................................................. 2  SECTION B: GENERAL TERMS AND CONDITIONS .......................................................................................... 3  SECTION C: SPECIAL TERMS AND CONDITIONS ............................................................................................ 9  SECTION D: FORM OF AGREEMENT ............................................................................................................ 12  SECTION E: INSURANCE REQUIREMENTS ................................................................................................... 19  SECTION F: PROPOSAL SUBMITTAL FORMS ................................................................................................ 20  SECTION G: SCHEDULE OF PLAN CHECK AND INSPECTION FEES ................................................................ 28  SECTION H: PROPOSERS LIST ...................................................................................................................... 30           ‐2‐    SECTION A: DESCRIPTION OF WORK    I. INTRODUCTION    The City of San Luis Obispo (City) wishes to obtain the services of one or more professional governmental  consulting firms (Consultant) to provide plan review and field inspection services for projects necessary  to  determine  compliance  with  all  applicable  building  and  fire  codes,  development  standards,  City  Municipal Codes and state and federal laws.  The selected firm(s) will be issued an open purchase order  and projects will be assigned by the City’s Chief Building Official, Supervising Civil Engineer or Fire Marshal.    II. DESCRIPTION OF PROJECT    The  project,  in  general,  will  consist  of  the  examination,  analysis,  and  review  of  plans  for  various  construction projects within the city in order to determine compliance with all applicable regulations,  including but not limited to local building regulations and amendments, as well as the California Building  Standards Code (CAC Title 24), comprised of the latest adopted editions of the model codes with State  amendments, and the State Housing Law (CAC Title 25) as adopted by the State of California and the City  of San Luis Obispo, the California Public Safety Code (CAC Title 19), City Municipal Code regulations and  adopted City Engineer/Public Works standards.  Dependent upon the scope of each specific project  assigned, such plan reviews may consist of an examination of the structural, electrical, mechanical,  plumbing, energy conservation, green building measures, fire and life safety, fire protection systems,  hazardous  materials  management  plans,  grading,  drainage  to  include  stormwater  and  LID  design  requirements, geotechnical, onsite improvements, right‐of‐way improvements, and disabled accessibility  aspects of the proposed project. Mapping projects may also be submitted for review for compliance with  the Subdivision Map Act.  The City shall provide the Consultant with copies of code amendments and  official code interpretations issued by the Chief Building Official, Supervising Civil Engineer or Fire Marshal.    Bidders may submit proposals for services listed in this specification in whole or in part.  Proposals are to  provide a clear listing of services proposed under this specification on the technical specification submittal  form located in Section F of this specification.    The standard turnaround time for assigned plan reviews shall be 10 working days for the initial check and  5 working days for rechecks, unless otherwise specified by the City.  Consultants shall pick up and deliver  plans to the department unless alternate arrangements are approved by the City, which may include  shipping at the sole expense of the Consultant.  The Consultant should have electronic plan review  capabilities and offer these services upon request.      The Consultant shall utilize employees to perform the plan reviews who are certified as Plans Examiners  through the International Code Council and who are provided with a reasonable degree of annual training  in accordance with the requirements of AB 717 (Health and Safety Code 18965 et seq.).  A California  Registered Engineer or Licensed Architect employed by the Consultant shall review the portion of plans  that involve engineering design.  A Registered Fire Protection Engineer should review projects involving  fire suppressions systems or hazardous materials management plans.  A Licensed Land Surveyor or  qualified Registered Civil Engineer shall review mapping projects for compliance with the Subdivision Map  Act.      The project may include providing inspection services. Inspections will include review and interpretation        ‐3‐    of approved construction documents and inspection of construction for compliance with the various  applicable codes (listed under the plan check services above). Inspections may include investigation of  construction performed without a permit to determine appropriate enforcement action required to  correct any violations that may exist including violations of City Municipal Code Title 15 and Title 17  violations.    The Consultant shall utilize employees to perform inspections who are certified as required either by the  International Code Council, California Association of Code Enforcement Officers or American Public Works  Association and who are provided with a reasonable degree of annual training in accordance with the  requirements of AB 717 (Health and Safety Code 18965 et seq.).    Projects shall be assigned at the sole discretion of the Chief Building Official, Supervising Civil Engineer or  Fire Marshal.  The City may use its own employees and/or other independent Consultants to perform plan  reviews in addition to any such work assigned to Consultant.  The volume of plan reviews is dependent  upon economic conditions that are outside the control of the City.  Consequently, there is no guarantee  provided as to the minimum or maximum volume of work that may be assigned to a Consultant within  any given time period.    In the course of the plan review process, the Consultant shall avoid situations involving an actual or  potential conflict of interest, shall act as an agent and a deputy of the Chief Building Official, Supervising  Civil Engineer or Fire Marshal, and shall act in the interests of the City and the citizens of San Luis Obispo.   Consultants shall provide no services for any private client within the corporate boundaries of the City  during the contract period.  SECTION B: GENERAL TERMS AND CONDITIONS    PROPOSAL REQUIREMENTS    1.  Requirement to Meet All Provisions. Each individual or firm submitting a proposal (bidder) shall  meet all the terms, and conditions of the Request for Proposals (RFP) specification package. By  virtue of its proposal submittal, the bidder acknowledges agreement with and acceptance of all  provisions of the RFP specifications.    2.  Proposal  Submittal.    Each  proposal  must  be  submitted  on  the  form(s)  provided  in  the  specifications and accompanied by any other required submittals or supplemental materials.   Proposal documents shall be enclosed in an envelope that shall be sealed and addressed to the  Department of Finance, City of San Luis Obispo, 990 Palm Street, San Luis Obispo, CA, 93401. To  guard against premature opening, the proposal should be clearly labeled with the proposal title,  specification number, name of bidder, and date and time of proposal opening.  No FAX or emailed  submittals will be accepted.    3.  Insurance Certificate.  Each proposal must include a certificate of insurance showing:      a.  The insurance carrier and its A.M. Best rating.    b.  Scope of coverage and limits.    c.  Deductibles and self‐insured retention.          ‐4‐    The purpose of this submittal is to generally assess the adequacy of the bidder’s insurance  coverage during proposal evaluation; as discussed under paragraph 12 below, endorsements are  not required until contract award.  The City’s insurance requirements are detailed in Section E.    4.  Proposal Quotes and Unit Price Extension.    The  extension  of  unit  prices  for  the  quantities  indicated and the lump sum prices quoted by the bidder must be entered in figures in the spaces  provided on the Proposal Submittal Form(s).  Any lump sum bid shall be stated in figures.  The  Proposal Submittal Form(s) must be totally completed.  If the unit price and the total amount  stated by any proposer for any item are not in agreement, the unit price alone will be considered  as representing the proposer’s intention and the proposal total will be corrected to conform to  the specified unit price.    5.  Proposal Withdrawal and Opening.  A proposer may withdraw its proposal, without prejudice  prior to the time specified for the proposal opening, by submitting a written request to the  Director of Finance for its withdrawal, in which event the proposal will be returned to the  proposer unopened.  No proposal received after the time specified or at any place other than that  stated in the “Notice Requesting Proposals” will be considered.  All proposals will be opened and  declared publicly.  Proposers or their representatives are invited to be present at the opening of  the proposals.    6.  Submittal of One Proposal Only.  No individual or business entity of any kind shall be allowed to  make or file, or to be interested in more than one proposal, except an alternative proposal when  specifically  requested;  however,  an  individual  or  business  entity  that  has  submitted  a  sub‐ proposal to a proposer submitting a proposal, or who has quoted prices on materials to such  proposer, is not thereby disqualified from submitting a sub‐proposal or from quoting prices to  other proposers submitting proposals.    7. Cooperative Purchasing.  During the term of the contract, the successful proposer will extend all  terms  and  conditions  to  any  other  local  governmental  agencies  upon  their  request.    These  agencies will issue their own purchase orders, will directly receive goods or services at their place  of business and will be directly billed by the successful proposer.    8.  Communications.  All timely requests for information submitted in writing will receive a written  response from the City.  Telephone communications with City staff are not encouraged but will  be permitted.  However, any such oral communication shall not be binding on the City.    CONTRACT AWARD AND EXECUTION    9.  Proposal Retention and Award.  The City reserves the right to retain all proposals for a period of  60 days for examination and comparison.  The City also reserves  the right to waive non‐substantial  irregularities in any proposal, to reject any or all proposals, to reject or delete one part of a  proposal and accept the other, except to the extent that proposals are qualified by specific  limitations.    See  the  “special  terms  and  conditions”  in  Section  C  of  these  specifications  for  proposal evaluation and contract award criteria.    10.  Competency and Responsibility of Proposer.  The City reserves full discretion to determine the  competence and responsibility, professionally and/or financially, of proposers.  Proposers will        ‐5‐    provide, in a timely manner, all information that the City deems necessary to make such a  decision.    11.  Contract Requirement.  The proposer to whom award is made (Consultant) shall execute a  written contract with the City within ten (10) calendar days after notice of the award has been  sent by mail to it at the address given in its proposal.  The contract shall be made in the form  adopted by the City and incorporated in these specifications.    12.  Insurance Requirements.  The Consultant shall provide proof of insurance in the form, coverages  and amounts specified in Section E of these specifications within 10 (ten) calendar days after  notice of contract award as a precondition to contract execution.    13.  Business License & Tax.  The Consultant must have a valid City of San Luis Obispo busi ness license  & tax certificate before execution of the contract.  Additional information regarding the City’s  business tax program may be obtained by calling (805) 781‐7134.    CONTRACT PERFORMANCE    14.  Ability  to  Perform.    The  Consultant  warrants  that  it  possesses,  or  has  arranged  through  subcontracts, all capital and other equipment, labor, materials, and licenses necessary to carry  out and complete the work hereunder in compliance with all federal, state, county, city, and  special district laws, ordinances, and regulations.    15.  Laws to be Observed.  The Consultant shall keep itself fully informed of and shall observe and  comply  with  all  applicable  state  and  federal  laws  and  county  and  City  of  San  Luis  Obispo  ordinances, regulations and adopted codes during its performance of the work.    16. Payment of Taxes.  The contract prices shall include full compensation for all taxes that the  Consultant is required to pay.    17. Permits and Licenses.  The Consultant shall procure all permits and licenses, pay all charges and  fees, and give all notices necessary.    18.  Safety Provisions.  The Consultant shall conform to the rules and regulations pertaining to safety  established by OSHA and the California Division of Industrial Safety.    19.  Public and Employee Safety.  Whenever the Consultant’s operations create a condition hazardous  to the public or City employees, it shall, at its expense and without cost to the City, furnish, erect  and maintain such fences, temporary railings, barricades, lights, signs and other devices and take  such other protective measures as are necessary to prevent accidents or damage or injury to the  public and employees.    20.  Preservation of City Property.  The Consultant shall provide and install suitable safeguards,  approved by the City, to protect City property from injury or damage.  If City property is injured  or damaged resulting from the Consultant’s operations, it shall be replaced or restored at the  Consultant’s expense.  The facilities shall be replaced or restored to a condition as good as when  the Consultant began work.          ‐6‐    21.  Immigration Act of 1986.  The Consultant warrants on behalf of itself and all subconsultants  engaged for the performance of this work that only persons authorized to work in the United  State pursuant to the Immigration Reform and Control Act of 1986 and other applicable laws shall  be employed in the performance of the work hereunder.    22.  Consultant Non‐Discrimination.  In the performance of this work, the Consultant agrees that it  will not engage in, nor permit such sub‐consultants as it may employ, to engage in discrimination  in employment of persons because of age, race, color, gender, gender expression, national origin  (ancestry), disability, military status, marital status, sexual orientation, or religion (creed) of such  persons.    23. Work Delays.  Should the Consultant be obstructed or delayed in the work required to be done  hereunder by changes in the work or by any default, act, or omission of the City, or by strikes, fire,  earthquake, or any other Act of God, or by the inability to obtain materials, equipment, or labor  due to federal government restrictions arising out of defense or war programs, then the time of  completion may, at the City’s sole option, be extended for such periods as may be agreed upon  by the City and the Consultant.  In the event that there is insufficient time to grant such extensions  prior to the completion date of the contract, the City may, at the time of acceptance of the work,  waive liquidated damages that may have accrued for failure to complete on time, due to any of  the above, after hearing evidence as to the reasons for such delay, and making a finding as to the  causes of same.    24.  Payment Terms.  The City’s payment terms are 30 days from the receipt of an o riginal invoice and  acceptance  by  the  City  of  the  materials,  supplies,  equipment,  or  services  provided  by  the  Consultant (Net 30).    25.  Inspection.  The Consultant shall furnish City with every reasonable opportunity for City to  ascertain  that  the  services  of  the  Consultant  are  being  performed in accordance with the  requirements and intentions of this contract.  All work done, and all materials furnished, if any,  shall be subject to the City’s inspection and approval.  The inspection of such work shall not relieve  Consultant of any of its obligations to fulfill its contract requirements.    26. Audit.  The City shall have the option of inspecting and/or auditing all records and other written  materials used by Consultant in preparing its invoices to City as a condition precedent to any  payment to Consultant.    27. Interests of Consultant.  The Consultant covenants that it presently has no interest, and shall not  acquire any interest—direct, indirect or otherwise—that would conflict in any manner or degree  with the performance of the work hereunder.  The Consultant further covenants that, in the  performance of this work, no subconsultant or person having such an interest shall be employed.   The Consultant certifies that no one who has or will have any financial interest in performing this  work is an officer or employee of the City.  It is hereby expressly agreed that, in the performance  of the work hereunder, the Consultant shall at all times be deemed an independent consultant  and not an agent or employee of the City.    28. Hold Harmless and Indemnification.    (a) Non‐design, non‐construction Professional Services:   To the fullest extent permitted by law  (including, but not limited to California Civil Code Sections 2782 and 2782.8), Consultant shall        ‐7‐    indemnify, defend, and hold harmless the City, and its elected officials, officers, employees,  volunteers, and agents (“City Indemnitees”), from and against any and all causes of action, claims,  liabilities, obligations, judgments, or damages, including reasonable legal counsels’ fees and costs  of litigation (“claims”), arising out of the Consultant’s performance or Consultant’s failure to  perform its obligations under this Agreement or out of the operations conducted by Consultant,  including the City’s active or passive negligence, except for such loss or damage arising from the  sole negligence or willful misconduct of the City. In the event the City Indemnitees are made a  party to any action, lawsuit, or other adversarial proceeding arising  from  Consultant’s  performance of this Agreement, the Consultant shall provide a defense to the City Indemnitees  or at the City’s option, reimburse the City Indemnitees their costs of defense, including reasonable  legal fees, incurred in defense of such claims.    (b) Non‐design, construction Professional Services: To the extent the Scope of Services involve a  “construction contract” as that phrase is used in Civil Code Section 2783, this paragraph shall  apply in place of paragraph A. To the fullest extent permitted by law (including, but not limited to  California Civil Code Sections 2782 and 2782.8), Consultant shall indemnify, defend, and hold  harmless the City, and its elected officials, officers, employees, volunteers, and agents (“City  Indemnitees”),  from  and  against  any  and  all  causes  of  action,  claims,  liabilities,  obligations,  judgments, or damages, including reasonable legal counsels’ fees and costs of litigation (“claims”),  arising out of the Consultant’s performance or Consultant’s failure to perform its obligations  under this Agreement or out of the operations conducted by Consultant, except for such loss or  damage arising from the active negligence, sole negligence or willful misconduct of the City. In  the event the City Indemnitees are made a party to any action, lawsuit, or other adversarial  proceeding arising from Consultant’s performance of this Agreement, the Consultant shall provide  a defense to the City Indemnitees or at the City’s option, reimburse the City Indemnitees their  costs of defense, including reasonable legal fees, incurred in defense of such claims.     (c) Design Professional Services:   In the event Consultant is a “design professional”, and the Scope  of Services require Consultant to provide “design professional services” as those phrases are used  in Civil Code Section 2782.8, this paragraph shall apply in place of paragraphs A or B. To the fullest  extent permitted by law (including, but not limited to California Civil Code Sections 2782 and  2782.8) Consultant shall indemnify, defend and hold harmless the City and its elected officials,  officers, employees, volunteers and agents (“City Indemnitees”), from and against all claims,  damages, injuries, losses, and expenses including costs, attorney fees, expert consultant and  expert witness fees arising out of, pertaining to or relating to, the negligence, recklessness or  willful misconduct of Consultant, except to the extent caused by the sole negligence, active  negligence or willful misconduct of the City. Negligence, recklessness or willful misconduct of any  subcontractor  employed  by  Consultant  shall  be  conclusively  deemed to be the negligence,  recklessness or willful misconduct of Consultant unless adequately corrected by Consultant. In  the event the City Indemnitees are made a party to any action, lawsuit, or other adversarial  proceeding arising from Consultant’s performance of this Agreement, the Consultant shall provide  a defense to the City Indemnitees or at the City’s option, reimburse the City Indemnitees their  costs of defense, including reasonable legal fees, incurred in defense of such claims.  In no event  shall  the  cost  to  defend  charged  to  Consultant  under  this  paragraph  exceed  Consultant’s  proportionate percentage of fault. However, notwithstanding the previous sentence, in the event  one  or  more  defendants  is  unable  to  pay  its  share  of  defense  costs  due  to  bankruptcy  or  dissolution of the business, Consultant shall meet and confer with other parties regarding unpaid  defense costs.        ‐8‐        (d)  The  review,  acceptance  or  approval  of  the  Consultant’s  work  or  work  product  by  any  indemnified party shall not affect, relieve or reduce the Consultant’s indemnification or defense  obligations. This Section survives completion of the services or the termination of this contract.   The provisions of this Section are not limited by and do not affect the provisions of this contract  relating to insurance.    29. Contract Assignment.  The Consultant shall not assign, transfer, convey or otherwise dispose of  the contract, or its right, title or interest, or its power to execute such a contract to any individual  or business entity of any kind without the previous written consent of the City.    31. Termination.  If, during the term of the contract, the City determines that the Consultant is not  faithfully abiding by any term or condition contained herein, the City may notify the Consultant in  writing of such defect or failure to perform.  This notice must give the Consultant a 10 (ten)  calendar day notice of time thereafter in which to perform said work or cure the deficiency.    If the Consultant has not performed the work or cured the deficiency within the ten days specified  in the notice, such shall constitute a breach of the contract and the City may terminate the  contract immediately by written notice to the Consultant to said effect.  Thereafter, neither party  shall have any further duties, obligations, responsibilities, or rights under the contract except,  however, any and all obligations of the Consultant’s surety shall remain in full force and effect,  and shall not be extinguished, reduced, or in any manner waived by the terminations thereof.    In said event, the Consultant shall be entitled to the reasonable value of its services performed  from the beginning date in which the breach occurs up to the day it received the City’s Notice of  Termination, minus any offset from such payment representing the City’s damages from such  breach.  “Reasonable value” includes fees or charges for goods or services as of the last milestone  or  task  satisfactorily  delivered  or  completed  by  the  Consultant as may be set forth in the  Agreement payment schedule; compensation for any other work, services or goods performed or  provided by the Consultant shall be based solely on the City’s assessment of the value of the work‐ in‐progress in completing the overall work scope.    The  City  reserves  the  right  to  delay  any  such  payment  until  completion  or  confirmed  abandonment of the project, as may be determined in the City’s sole discretion, so as to permit a  full and complete accounting of costs.  In no event, however, shall the Consultant be entitled to  receive in excess of the compensation quoted in its proposal.           ‐9‐    SECTION C: SPECIAL TERMS AND CONDITIONS    1. Proposal Content.  Your proposal must include the following information:     Submittal Forms    a. Proposal submittal summary.  b. Certificate of insurance.  c. References from at least three municipalities for whom you have  provided  similar  services.  d. Completion of the Technical Specification Sheet and Proposal Submittal Form.      Qualifications     e. Experience of your firm in performing similar services.  f. Education, training, experience, professional registration and certification of the principal  and of staff members who will be involved in the projects.  Include resumes of the  individuals who would be assigned to projects, including any sub‐contractors.  g. Statement and explanation of any instances where your firm has been removed from a  project or disqualified from proposing on a project.  h. Any additional capabilities of the firm or optional services that may be offered (e.g. NPDES  services, CASp services), which supplement the scope of the specification description.      Work Program    i. A brief narrative of the processes that will be employed to accomplish the specification  including a discussion of the quality control measures.  j. Proposed Plan Review turn‐around times.  k. Any other information that would assist us in making this contract award decision.      Compensation    l. Proposed compensation shall be delineated on the Proposal Submittal Form provided  with this RFP.  m. A standard hourly billing rate for the assigned plan reviews.        Proposal Length and Copies    n. Proposals should not exceed 50 pages, including attachments and  supplemental  materials.  o. Six copies of the proposal must be submitted.     2. Proposal  Evaluation  and  Consultant  Selection.    Proposals  will  be  evaluated  by  a  review  committee based on the following criteria:    a. Understanding of the work required by the City.  b. Quality, clarity and responsiveness of the proposal.        ‐10‐    c. Demonstrated  competence  and  professional  qualifications  necessary for successfully  performing the work required by the City.  d. Recent experience in successfully performing similar services.  e. Proposed approach in completing the work.  f. References.  g. Background and experience of the specific individuals to be assigned to projects.  h. Proposed compensation.      As reflected above, contract award will not be based solely on price, but on a combination of  factors as determined to be in the best interest of the City.  After evaluating the proposals and  discussing them further with the finalists or the tentatively selected Consultant, the City reserves  the right to further negotiate the proposed work and/or method and amount of compensation.    3. Proposal Review and Award Schedule.  The following is an outline of the anticipated schedule for  proposal review and contract award:    a. Issue RFP       [date]  b. Pre‐Proposal Conference (optional)    [date]  c. Receive proposals      [date]  d. Complete proposal evaluations     [date]  e. Conduct finalist interviews and finalize recommendation  [date]  f. Execute contract      [date]  g. Start work       [date]    4. Pre‐Proposal Conference.  An optional pre‐proposal conference will be held at the following  location, date, and time to answer any questions that prospective bidders may have regarding  this RFP:    [date] Community Development Department 919 Palm Street, San Luis Obispo, CA 93401 Participants may contact Eric Hagen, Chief Building Official by email at ehagen@slocity.org for log-in information for the conference call, to be available at least 24 hours in advance.   5. Ownership of Materials.  All original drawings, plan documents and other materials prepared by  or in possession of the Consultant as part of the work or services under these specifications shall  become the permanent property of the City and shall be delivered to the City upon demand.    6. Release of Reports and Information.  Any reports, information, data, or other material given to,  prepared by or assembled by the Consultant as part of the work or  services  under  these  specifications shall be the property of the City and shall not be made available to any individual  or organization by the Consultant without the prior written approval of the City.    7. Copies of Reports and Information.  If the City requests additional copies of reports, drawings,  specifications, or any other material in addition to what the Consultant is required to furnish in  limited quantities as part of the work or services under these specifications, the Consultant shall  provide such additional copies as are requested, and City shall compensate the Consultant for the  costs of duplicating of such copies at the Consultant's direct expense.        ‐11‐      8. Required Deliverable Products.  The Consultant will be required to provide:    a. One electronic submission ‐ digital‐ready original .pdf of all final documents. If Consultant  wishes to file a paper copy, it must be submitted in a sealed envelope to the address  provided in the RFP.    b. Corresponding computer files compatible with the following programs whenever possible  unless otherwise directed by the project manager:    Word Processing:    MS Word   Spreadsheets:      MS Excel   Desktop Publishing:    InDesign  Virtual Models:     Sketch Up  Digital Maps:      Geodatabase shape files in        State Plan Coordinate System as       specified by City GIS staff    c. City staff will review any documents or materials provided by the Consultant and, where  necessary, the Consultant will be required to respond to staff comments and make such  changes as deemed appropriate.    ALTERNATIVE PROPOSALS     9. Alternative Proposals.  The proposer may submit an alternative proposal (or proposals) that it  believes will also meet the City's specification objectives but in a different way.  In this case, the  proposer must provide an analysis of the advantages and disadvantages of each of the alternative  and discuss under what circumstances the City would prefer one alternative to the other(s).    10. Attendance  at  Meetings  and  Hearings.  When requested,  the Consultant  will attend public  meetings to present and discuss its findings and recommendations.  Compensation for attendance  will be at the hourly rate.    11. Accuracy of RFP.  This specification is believed by the City to be accurate and to contain no  affirmative misrepresentation or any concealment of fact.  Bidders are cautioned to undertake an  independent analysis of any test results in the specifications, as City does not guaranty the  accuracy of its interpretation of test results contained in the specifications package.  In preparing  its proposal, the bidder and all subconsultants named in its proposal shall bear sole responsibility  for proposal preparation errors resulting from any misstatements or omissions in the plans and  specifications that could easily have been ascertained by examining either the project site or  accurate test data in the City's possession.  Although the effect of ambiguities or defects in the  plans and specifications will be as determined by law, any patent ambiguity or defect shall give  rise to a duty of bidder to inquire prior to proposal submittal.  Failure to so inquire shall cause any  such ambiguity or defect to be construed against the bidder.  An ambiguity or defect shall be  considered patent if it is of such a nature that the bidder, assuming reasonable skill, ability and  diligence on its part, knew or should have known of the existence of the ambiguity or defect.   Furthermore, failure of the bidder or subconsultants to notify City in writing of specification or  plan defects or ambiguities prior to proposal submittal shall waive any right to assert said defects        ‐12‐    or ambiguities subsequent to submittal of the proposal.      To the extent that these specifications constitute performance specifications, the City shall not be  liable  for  costs  incurred  by  the  successful  bidder  to  achieve  the specification’s objective or  standard beyond the amounts provided there for in the proposal.    In the event that, after awarding the contract, any dispute arises as a result of any actual or alleged  ambiguity  or  defect  in  the  plans  and/or  specifications,  or  any other  matter  whatsoever,  Consultant shall immediately notify the City in writing, and the Consultant and all subconsultants  shall continue to perform, irrespective of whether or not the ambiguity or defect is major,  material, minor or trivial, and irrespective of whether or not a change order, time extension, or  additional compensation has been granted by City.  Failure to provide the hereinbefore described  written notice within one (1) working day of consultant's becoming aware of the facts giving rise  to the dispute shall constitute a waiver of the right to assert the causative role of the defect or  ambiguity in the plans or specifications concerning the dispute.  SECTION D: FORM OF AGREEMENT    AGREEMENT      THIS AGREEMENT is made and entered into in the City of San Luis Obispo on [day, date, year] by  and between the CITY OF SAN LUIS OBISPO, a municipal corporation, hereinafter referred to as City, and  [CONSULTANT’S NAME IN CAPITAL LETTERS], hereinafter referred to as Consultant.      W I T N E S S E T H:      WHEREAS, on [date], City requested proposals for building & safety, engineering development  review, fire plan review and inspection services per Specification No. 2019‐4006‐01      WHEREAS, pursuant to said request, Consultant submitted a proposal that was accepted by City  for said services;      NOW  THEREFORE,  in  consideration  of  their  mutual  promises,  obligations  and  covenants  hereinafter contained, the parties hereto agree as follows:     1. TERM.  The term of this Agreement shall be for three years from the date this Agreement  is made and entered, as first written above.     2.  INCORPORATION BY REFERENCE.  City Specification No. 2019‐4006‐01 and Consultant’s  proposal dated [date], are hereby incorporated in and made a part of this Agreement.  To the extent that  there are any conflicts between the City’s specification and this Agreement and the Consultant’s proposal,  the terms of the City’s specification and this Agreement shall prevail, unless specifically agreed otherwise  in writing signed by both parties.          ‐13‐     4. INSURANCE: Consultant shall procure and maintain insurance as described in SECTION E.     5. START AND COMPLETION OF WORK.  Work on this project shall begin within five calendar  days after contract execution.  Individual projects shall be completed in accordance with approved project  schedules.     6. CONTRACT TERM FOR ON‐CALL SERVICE CONTRACTS.  The interim services requested  will be contracted for by the City on as needed basis and as requested in writing by the City.  The City  reserves the right to use other contractors for the same or similar services or to request proposals for  similar services as needed while Consultant provides services.     7. WORK DELAYS.  Should the Consultant be obstructed or delayed in the work required to  be done hereunder by changes in the work or by any default, act, or omission of the City, or by strikes,  fire, earthquake, or any other Act of God, or by the inability to obtain materials, equipment, or labor due  to federal government restrictions arising out of defense or war programs, then the time of completion  may, at the City's sole option, be extended for such periods as may be agreed upon by the City and the  Consultant.  In the event that there is insufficient time to grant such extensions prior to the completion  date of the contract, the City may, at the time of acceptance of the work, waive liquidated damages that  may have accrued for failure to complete on time, due to any of the above, after hearing evidence as to  the reasons for such delay, and making a finding as to the causes of same.     8. TERMINATION.    If,  during  the  term  of  the  contract,  the  City  determines  that  the  Consultant is not faithfully abiding by any term or condition contained herein, or the Consultant’s work is  determined to be deficient, the City may notify the Consultant in writing of such defect or failure to  perform.  This notice will give the Consultant a 10 (ten) calendar day notice of time thereafter in which to  perform said work or cure the deficiency.      If the Consultant has not performed the work or cured the deficiency within the ten days specified in the  notice, such shall constitute a breach of the contract and the City may terminate the contract immediately  by written notice to the Consultant to said effect.  Thereafter, neither party shall have any further duties,  obligations, responsibilities, or rights under the contract except, however, any and all obligations of the  Consultant's surety shall remain in full force and effect, and shall not be extinguished, reduced, or in any  manner waived by the termination thereof.    In said event, the Consultant shall be entitled to the reasonable value of its services performed from the  beginning date in which the breach occurs up to the day it received the City's Notice of Termination, minus  any offset from such payment representing the City's damages from such breach.  "Reasonable value"  includes fees or charges for goods or services as of the last milestone or task satisfactorily delivered or  completed by the Consultant as may be set forth in the Agreement payment schedule; compensation for  any other work, services or goods performed or provided by the Consultant shall be based solely on the  City's assessment of the value of the work‐in‐progress in completing the overall work scope.          ‐14‐    The City reserves the right to delay any such payment until completion or confirmed abandonment of the  project, as may be determined in the City's sole discretion, so as to permit a full and complete accounting  of costs.  In no event, however, shall the Consultant be entitled to receive in excess of the compensation  quoted in its proposal.    If, at any time during the term of the contract, the City determines that the proposed work is not feasible  due to funding shortages or unforeseen circumstances, the City reserves the right to terminate the  contract. Consultant will be paid compensation due and payable to the date of termination.     9. ABILITY TO PERFORM.    The  Consultant  warrants  that  it  possesses,  or  has  arranged  through subcontracts, all capital and other equipment, labor, materials, and licenses necessary to carry  out and complete the work hereunder in compliance with any and all applicable federal, state, county,  city, and special district laws, ordinances, and regulations.      10. SUB‐CONTRACT PROVISIONS.  No portion of the work pertinent to this contract shall be  subcontracted without written authorization by the City.  Any substitution of sub‐consultants must be  approved in writing by the City.  For any sub‐contract for services in excess of $25,000, the subcontract  shall contain all provisions of this agreement.      11. CONTRACT ASSIGNMENT.  The Consultant shall not assign, transfer, convey or otherwise  dispose of the contract, or its right, title or interest, or its power to execute such a contract to any  individual or business entity of any kind without the previous written consent of the City.      12. INSPECTION.  The Consultant shall furnish City with every reasonable oppo rtunity for City  to ascertain that the services of the Consultant are being performed in accordance with the requirements  and intentions of this contract.  All work done and all materials furnished, if any, shall be subject to the  City's inspection and approval.  The inspection of such work shall not relieve Consultant of any of its  obligations to fulfill its contract requirements.      13. RECORD RETENTION AND AUDIT.   For the purpose of determining  compliance with  various laws and regulations as well as performance of the contract, the Consultant and sub‐consultants  shall maintain all books, documents, papers, accounting records and other evidence pertaining to the  performance of the contract, including but not limited to the cost of administering the contract.  Materials  shall be made available at their respective offices at all reasonable times during the contract period and  for three years from the date of final payment under the contract.   Authorized representatives of the City  shall have the option of inspecting and/or auditing all records.  For Federally funded projects, access to  records shall also include authorized representatives of the State and Federal government.  Copies shall  be furnished if requested.      14. CONFLICT OF INTEREST.  The Consultant shall disclose any financial, business, or other  relationship with the City that may have an impact upon the outcome of this contract, or any ensuing        ‐15‐    construction project.  The Consultant shall also list current clients who may have a financial interest in the  outcome of this contract, or any ensuing construction project which will follow.      The Consultant covenants that it presently has no interest, and shall not acquire any interest—direct,  indirect or otherwise—that would conflict in any manner or degree with the performance of the work  hereunder.  The Consultant further covenants that, in the performance of this work, no sub‐consultant or  person having such an interest shall be employed.  The Consultant certifies that no one who has or will  have any financial interest in performing this work is an officer or employee of the City.  It is hereby  expressly agreed that, in the performance of the work hereunder, the Consultant shall at all times be  deemed an independent Consultant and not an agent or employee of the City.      15. REBATES, KICKBACKS OR OTHER UNLAWFUL CONSIDERATION .  The Consultant warrants  that this contract was not obtained or secured through rebates, kickbacks or other unlawful consideration,  either promised or paid to any City employee.  For breach or violation of the warranty, the City shall have  the right in its discretion; to terminate the contract without liability; to pay only for the value of the work  actually performed; to deduct from the contract price; or otherwise recover the full amount of such  rebate, kickback or other unlawful consideration.      16. COVENANT AGAINST CONTINGENT FEES.  The Consultant warrants by execution of this  contract that no person or selling agency has been employed, or  retained, to solicit or secure this contract  upon an agreement or  understanding, for a commission, percentage, brokerage, or contingent fee,  excepting bona fide employees or bona fide established commercial or selling agencies maintained by the  Consultant for the purpose of securing business.  For breach or violation of this warranty, the City has the  right to annul this contract without liability; pay only for the value of the work actually performed, or in  its discretion, to deduct from the contract price or consideration, or otherwise recover the full amount of  such commission, percentage, brokerage, or contingent fee.      17. COMPLIANCE WITH LAWS AND WAGE RATES.  The Consultant shall keep itself fully  informed of and shall observe and comply with all applicable state and federal laws and county and City  of San Luis Obispo ordinances, regulations and adopted codes during its performance of the work.      18. PAYMENT OF TAXES.  The contract prices shall include full compensation for all taxes that  the Consultant is required to pay.      19. PERMITS,  LICENSES  AND  FILING  FEES.    the  consultant  shall  obtain  a  city  business  registration and pay the appropriate fees.      20. SAFETY  PROVISIONS.    The  Consultant  shall  conform  to  the  rules  and  regulations  pertaining to safety established by OSHA and the California Division of Industrial Safety.      21. IMMIGRATION ACT OF 1986.  The Consultant warrants on behalf of itself and all sub‐ consultants engaged for the performance of this work that only persons authorized to work in the United        ‐16‐    States pursuant to the Immigration Reform and Control Act of 1986 and other applicable laws shall be  employed in the performance of the work hereunder.      22. CONSULTANT NON‐DISCRIMINATION.  In the award of subcontracts or in performance  of this work, the Consultant agrees that it will not engage in, nor permit such sub‐consultants as it may  employ, to engage in discrimination in employment of persons on any basis prohibited by State or Federal  law.      23. INDEMNIFICATION FOR PROFESSIONAL LIABILITY.  To the fullest extent permitted by law,  Consultant  shall  indemnify,  protect,  defend  and  hold  harmless  City  and  any  and  all  of  its  officials,  employees and agents (“Indemnified Parties”) from and against any and all losses, liabilities, damages,  costs and expenses, including attorney’s fees and costs which arise out of, pertain to, or relate to the  negligence, recklessness, or willful misconduct of the Consultant.      24. NON‐EXCLUSIVE CONTRACT.  The City reserves the right to contract for the services lis ted  in this proposal from other consultants during the contract term.      25. CONSULTANT  ENDORSEMENT.    Technical  reports,  plans  and  specifications  shall  be  stamped and signed by the Consultant where required.      26. OWNERSHIP OF MATERIALS.  Upon completion of all work under this contract, ownership  and title to all reports, documents, plans, specifications, and estimates produced as part of this contract  will automatically be vested in the City and no further agreement will be necessary to transfer ownership  to the City.  The Consultant shall furnish the City all necessary copies of data needed to complete the  review and approval process.      27. RELEASE OF REPORTS AND INFORMATION.  Any reports, information, data, or other  material given to, prepared by or assembled by the Consultant as part of the work or services under these  specifications shall be the property of the City and shall not be made available to any individual or  organization by the Consultant without the prior written approval of the City.    The Consultant shall not issue any news release or public relations item of any nature, whatsoever,  regarding work performed or to be performed under this contract without prior review of the contents  thereof by the City and receipt of the City’s written permission.      28. CONSULTANT INVOICES.  The Consultant shall deliver a monthly invoice to the City,  itemized by project title, plan check number and address.  Invoice must include a breakdown of charges  by assigned project.      29. PAYMENT.  For providing services as specified in this Agreement, City will pay and  Consultant shall receive therefore compensation in a total sum not to exceed the individual agreed upon  project fee.          ‐17‐      Charges shall be based on those quoted in the proposal.  Charges for plan review shall be based on the  percentage of the City plan review fee as stipulated in the proposal, unless the City explicitly assigns the  project on an hourly basis.  Charges for inspection services shall be based on the hourly rate as stipulated  in the proposal, unless the City explicitly assigns the project on a percentage basis.      30. PAYMENT TERMS.  The City's payment terms are 30 days from the receipt of an original  invoice and acceptance by the City of the materials, supplies, equipment or services provided by the  Consultant (Net 30).      31. RESOLUTION OF DISPUTES.  Any dispute, other than audit, concerning a question of fact  arising under this contract that is not disposed of by agreement shall be decided by a committee consisting  of the City’s Project Manager and the City Director of Community Development, who may consider written  or verbal information submitted by the Consultant.  Not later than thirty days after completion of all  deliverables necessary to complete the plans, specifications and estimate, the Consultant may request  review by the City Council of unresolved claims or disputes, other than audit, in accordance with Chapter  1.20 Appeals Procedure of the Municipal Code.      Any dispute concerning a question of fact arising under an audit of this contract that is not disposed of by  agreement, shall be reviewed by the City’s Chief Fiscal Officer.  Not later than 30 days after issuance of  the final audit report, the Consultant may request a review by the City’s Chief Fiscal Officer of unresolved  audit issues.  The request for review must be submitted in writing.    Neither the pendency of a dispute, nor its consideration by the City will excuse the consultant from full  and timely performance in accordance with the terms of this contract.      32. AGREEMENT PARTIES.    City: City Clerk  City of San Luis Obispo  990 Palm Street  San Luis Obispo, CA  93401   Consultant:  FIRM NAME                        Attn:  Principal  authorized  to  sign                       Address      All written notices to the parties hereto shall be sent by United States mail, postage prepaid by registered  or certified mail addressed as shown above.      33. INCORPORATION BY REFERENCE.  Consultant's letter proposal dated [date] is hereby  incorporated in and made a part of this Agreement.      34. AMENDMENTS.  Any amendment, modification or variation from the terms of this  Agreement shall be in writing and shall be effective only upon approval by the Community Development  Director.        ‐18‐        35. WORKING OUT OF SCOPE.  If, at any time during the project, the consultant is directed to  do work by persons other than the City Project Manager and the Consultant believes that the work is  outside  of  the  scope  of  the  original  contract,  the  Consultant  shall  inform  the  Project  Manager  immediately. If the Project Manager and Consultant both agree that the work is outside of the project  scope and is necessary to the successful completion of the project, then a fee will be established for such  work based on Consultant's hourly billing rates or a lump sum price agreed upon between the City and  the Consultant.  Any extra work performed by Consultant without prior written approval from the City  Project Manager shall be at Consultant's own expense.      36. COMPLETE  AGREEMENT.    This  written  agreement,  including  all  writings  specifically  incorporated herein by reference, shall constitute the complete agreement between the parties hereto.   No oral agreement, understanding or representation not reduced to writing and specifically incorporated  herein shall be of any force or effect, nor shall any such oral agreement, understanding or representation  be  binding  upon  the  parties  hereto.    For  and  in  consideration  of  the  payments  and  agreements  hereinbefore mentioned to be made and performed by City, Consultant agrees with City to do everything  required by this Agreement, the said specification and incorporated documents.  Failure by the Consultant  to carry out the requirements of this Agreement is a material breach of this agreement which may result  in the termination of this Agreement or such other remedy as the City deems appropriate.      37. AUTHORITY  TO  EXECUTE  AGREEMENT.  Both City and Consultant do covenant that  everyone executing this agreement on behalf of each party is a person duly authorized and empowered  to execute Agreements for such party.       IN WITNESS WHEREOF, the parties hereto have caused this instrument to be executed the day  and year first above written.    CITY OF SAN LUIS OBISPO:       By:_____________________________________  City Manager      APPROVED AS TO FORM:      CONSULTANT:      ________________________________    By: _____________________________________  City Attorney      Name of CAO / President         Its: CAO / President           ‐19‐    SECTION E: INSURANCE REQUIREMENTS  Consultant Services    The Consultant shall procure and maintain for the duration of the contract insurance against claims for  injuries to persons or damages to property which may arise from or in connection with the performance  of the work hereunder by the Consultant, its agents, representatives, employees or subconsultants.    Minimum Scope of Insurance.  Coverage shall be at least as broad as:    1.  Insurance Services Office Commercial General Liability coverage (occurrence form CG 0001).  2.  Insurance Services Office form number CA 0001 (Ed. 1/87) covering Automobile Liability, code 1  (any auto).  3.  Workers' Compensation insurance as required by the State of California and Employer's Liability  Insurance.  4.  Errors and Omissions Liability insurance as appropriate to the consultant's profession.    Minimum Limits of Insurance.  Consultant shall maintain limits no less than:    1.  General Liability:  $1,000,000 per occurrence for bodily injury, personal injury and property  damage.  If Commercial General Liability or other form with a general aggregate limit is used,  either the general aggregate limit shall apply separately to this project/location or the general  aggregate limit shall be twice the required occurrence limit.  2.  Automobile Liability:  $1,000,000 per accident for bodily injury and property damage.  3.  Employer's Liability:  $1,000,000 per accident for bodily injury or disease.  4.  Errors and Omissions Liability:  $1,000,000 per occurrence.    Deductibles and Self‐Insured Retentions.  Any deductibles or self‐insured retentions must be declared to  and approved by the City.  At the option of the City, either:  the insurer shall reduce or eliminate such  deductibles or self‐insured retentions as respects the City, its officers, officials, employees and volunteers;  or the Consultant shall procure a bond guaranteeing payment of losses and related investigations, claim  administration and defense expenses.    Other Insurance Provisions.  The general liability and automobile liability policies are to contain, or be  endorsed to contain, the following provisions:    1.  The City, its officers, officials, employees, agents and volunteers are to be covered as insureds as  respects:  liability arising out of activities performed by or on behalf of the Consultant; products  and  completed  operations  of  the  Consultant;  premises  owned,  occupied  or  used  by  the  Consultant; or automobiles owned, leased, hired or borrowed by the Consultant.  The coverage  shall contain no special limitations on the scope of protection afforded to the City, its officers,  official, employees, agents or volunteers.  2.  For any claims related to this specification, the Consultant's insurance coverage shall be primary  insurance as respects the City, its officers, officials, employees, agents and volunteers.  Any  insurance or self‐insurance maintained by the City, its officers, officials, employees, agents or  volunteers shall be excess of the Consultant's insurance and shall not contribute with it.        ‐20‐    3.  The Consultant's insurance shall apply separately to each insured against whom claim is made or  suit is brought, except with respect to the limits of the insurer's liability.  4.  Each insurance policy required by this clause shall be endorsed to state that coverage shall not be  suspended, voided, canceled by either party, reduced in coverage or in limits except after thirty  (30) days' prior written notice by certified mail, return receipt requested, has been given to the  City.    Acceptability of Insurers.  Insurance is to be placed with insurers with a current A.M. Best's rating of no  less than A:VII.    Verification  of  Coverage.    Consultant  shall  furnish  the  City  with  a  certificate  of  insurance  showing  maintenance of the required insurance coverage.  Original endorsements effecting general liability and  automobile liability coverage required by this clause must also be provided.  The endorsements are to be  signed by a person authorized by that insurer to bind coverage on its behalf.  All endorsements are to be  received and approved by the City before work commences.   SECTION F: PROPOSAL SUBMITTAL FORMS    The undersigned declares that she or he has carefully examined Specification No. 2019‐4006‐01 which is  hereby made a part of this proposal; is thoroughly familiar with its contents; is authorized to represent  the proposing firm; and agrees to perform the specified work for the following cost quoted in full:    PROPOSAL ITEM:  Building, Engineering Development Review, and Fire Plan Review and Inspection  Services    Consultant Fee as a Percentage of Building Plan Check Fee  %  Consultant Fee as a Percentage of Fire Plan Check & Inspection Fee  %  Consultant Fee as a Percentage of Engineering Development Review Plan Check  Fee  %  Structural Only Plan Review as a Percentage of the Building Plan Check Fee  %  Hourly Building Plan Review Fee  $  Hourly Fire Plan Review Fee  $  Hourly Engineering Plan Review Fee  $  Inspection Services upon request – Hourly Rate‐ Building  $  CASp Services upon request – Hourly Rate  $  Inspection Services upon request – Hourly Rate‐ Code  $  Inspection Services upon request – Hourly Rate‐ Fire  $  Inspection Services upon request – Hourly Rate‐ Engineering  $  Inspection Services upon request – Hourly Rate‐ Stormwater/NPDES  $            Certificate of insurance attached; insurance company’s A.M. Best rating: __________________.       Firm Name and Address        ‐21‐             Contact   Phone      Signature of Authorized Representative   Date      TECHNICAL SPECIFICATION SUBMITTAL FORM:    The City is requesting proposals for Building, Engineering Development Review, and Fire Plan Review  Services based on the following Technical Specifications.    TECHNICAL SPECIFICATIONS – Building, Engineering Development Re view, and Fire Plan Review Services    Instructions: Complete the right‐hand column indicating that the specification is acceptable or explaining  an exception that you are proposing.  Failure to complete the right‐hand column may invalidate the  proposal.     SPECIFICATIONS Acceptable / Exceptions  1.  Provide  plan  reviews  of  construction  projects  necessary  to  determine  compliance  with  all  applicable  building  and  fire  codes,  engineering  standards, and applicable laws.      2.  SCOPE  A. Project, in general will consist of the examination, analysis, and review  of  plans  for  various  construction  projects  within  the  City  in  order  to  determine  compliance  with  all  applicable  construction  regulations,  including but not limited to local building regulations and amendments, as  well as the California Building Standards Code (CAC Title 24), comprised of  the latest adopted editions of the model codes with State amendments,  and  the  State  Housing  Law  (CAC  Title  25)  as  adopted  by  the  State  of  California and the City of San Luis Obispo.  Dependent upon each specific  project assigned, such plan reviews may consist of an examination of the  structural, electrical, mechanical, plumbing, energy conservation, green  building measures, fire and life safety, fire protection systems, hazardous  materials management plans, grading, drainage to include stormwater and  LID design requirements, geotechnical, onsite improvement, right‐of‐way  improvements, and disabled accessibility features of the proposed project.  Mapping projects may also be submitted for review for compliance with  the Subdivision Map Act.              ‐22‐    The City shall provide the consultant with copies of code amendments and  official code interpretations issued by the Building Official, Supervising Civil  Engineer  or  Fire  Marshal.    Related  consultant  services  such  as the  availability of certified inspection staff and/or a Certified Access Specialist  (CASp) pursuant to SB 1608 is highly desirable.    B.  In  regards  to  projects  assigned  by  the  Supervising  Civil  Engineer,  improvement plan review will include the review of plans submitted for  subdivision  (residential) improvements, commercial developments, and  infrastructure improvements within the City’s right of way. The plans shall  be reviewed for conformance with local and other applicable (County,  State and Federal) ordinances and standards with a strict attention to  details.  Plan  check  services  may  include,  but  are  not  limited  to  the  following:   Evaluates  plans  and  specifications  for  a  variety  of  private  development projects; reviews the work of contract professional  and technical staff and coordinates their work with that of other  city departments, outside agencies, contractors and consultants.   Grading Plans including mass grading, rough grading and precise  grading plans   Street Improvement Plans including street widening, rehabilitation  and new street plans   Storm Drainage Plans   Hydrology and Hydraulic Calculations and Reports   Traffic Plans including signing and striping plans, traffic detour,  staging, site plans and signal plans   Engineer’s Cost Estimate for the related items of work for bonding  purposes   Engineer’s Reports including but not limited to: Dust Control Plans,  Storm  Water  Pollution,  Low  Impact  development  and  Best  Practices, Traffic Impact Studies, and Hydrology Studies   Prevention Plans, and Special Traffic Reports              The tasks of the plan checker include:   To check for design conformance to:  o The approved Tentative Map  o Related Specific Plans  o General Plan and City Ordinances  o Conditions of Approval  o City Standards  o ADA/Accessibility Standards  o The City’s Subdivision Plan Check List  o Other Agency Requirements such as APCD, County of San  Luis Obispo and CalTrans   To review plans for sound engineering practices.   To check for accuracy of design in conformance with the City’s  most current Plan Check List.        ‐23‐     To check general mathematics and design criteria.   To call for redesign of any portion of plans that:  o Will not function due to poor engineering.  o Is not consistent with the Approved Tentative Map or  Conditions of Approval.  o Will be potentially unsafe to the public.   o Impractical to construct  C. Inspections will include review and interpretation of approved  construction documents and inspection of construction for compliance  with the various applicable codes (listed under the plan check services  above). Inspections may include investigation of construction performed  without a permit to determine appropriate enforcement action required  to correct any violations that may exist including violations of  City  Municipal Code Title 15 and Title 17 violations.    3.  REQUIREMENTS    A. Consultant shall utilize employees to perform the plan reviews who are  certified as Plans Examiners through the International Code Council  (ICC) and who are provided with a reasonable degree of annual training  in accordance with the requirements of AB 717 (Health and Safety  Code 18965 et seq.). Consultant shall utilize employees to perform  inspections who are certified as required either by the International  Code Council, California Association of Code Enforcement Officers or  American  Public  Works  Association  and  who  are  provided  with  a  reasonable  degree  of  annual  training  in  accordance  with  the  requirements of AB 717 (Health and Safety Code 18965 et seq.).    B. A California Registered Engineer or Licensed Architect employed by the  Consultant  shall  review  the  portion  of  plans  that  involve  Engineering  design.    A  Registered  Fire  Protection  Engineer  shall  review  projects  involving  fire  protection  systems  or  hazardous  materials  management  plans.  A Licensed Land Surveyor or qualified Registered Civil Engineer shall  review mapping projects for compliance with the California Subdivision  Map Act.    C. The standard turn‐around time for assigned plan reviews shall be 10  (ten) working days for the initial review and 5 (five) working days for  rechecks.    Consultants  shall  pick  up  and  deliver  plans  daily  to the  Department unless the Building Official, Fire Marshal, or Supervising Civil  Engineer approves alternate arrangements.  An overnight courier or postal  service may be used by the Consultant at their expense.    D. Projects shall be assigned at the sole discretion of the Building Official,  Fire Marshal, or Supervising Civil Engineer.  The City may use its own  employee and/or other independent Consultants to perform plan reviews  in addition to any such work assigned to Consultant. The volume of plan  reviews  is  dependent  upon  economic  conditions  that  are  outside the          ‐24‐    control of the City.  Consequently, there is no guarantee provided as to the  minimum  or  maximum  volume  of  work  that  may  be  assigned  to  a  Consultant within any given time period.    E.  In the course of the plan review process, the Consultant shall avoid  situations involving an actual or potential conflict of interest, shall act as  an agent and a deputy of the Building Official, Fire Marshal or  City Engineer,  and shall act in the interest of the City and the citizens of San Luis Obispo.   Consultants  shall  provide  no  services  for  any  private  client  within  the  corporate boundaries of the City during the contract period.    F.  Consultant shall have electronic plan review capabilities and offer these  services upon request.      4.  COMPENSATION     A. Proposals  shall  include  the  consultant’s  expected  compensation  expressed as a percentage of the City’s plan review fee as  determined  in  accordance  with  the  attached  Schedule  of  Fees    (Attachment A). The proposals should also include the consultant’s  expected  compensation  for  structural  only  plan  reviews  as  a  percentage of the City’s plan review fee.    The consultant’s plan review fee shall be considered the full compensation  for all plan review performed through the second recheck.  Thereafter, the  consultant may charge any additional plan review time at their agreed  upon hourly rate if the base plan review fee is not adequate to cover the  consultant’s cost for the review.    B. Projects not assigned a plan check fee by the Building Official, Fire  Marshal  or  Supervising  Civil  Engineer  are  to  be  billed  by  the  consultant to the City based on the hourly rate and the actual plan  check time in one‐half hour increments.  The consultant’s current  accumulated plan review hours, to be billable, must be specified  on  each  transmittal  sheet  accompanying  the  plans.    The  final  transmittal sheet accompanying the approved plans must indicate  the  total  accumulated  hours.    Hours  not  indicated  on  the  transmittal sheets shall not be billable and will not be paid by the  City.        C. The Building Official, Fire Marshal or Supervising Civil Engineer may  assign any plan review at an hourly rate rather than based on a  percentage of fees at his/her sole discretion.    D. The  hourly  rate  for  on‐call  Building  inspection  services  shall be  specified.            ‐25‐    E. The hourly rate for on‐call Code inspection services shall be specified.    F. The hourly rate for on‐call Fire inspection services shall be specified.    G. The  hourly  rate  for  on‐call  Engineering  inspection  services  shall  be  specified.    H. The hourly rate for on‐call Stormwater/NPDES inspection services shall  be specified.    I. The hourly rate for CASp services, if available, shall be specified.    J.         The Consultant shall invoice each applicable department for services  rendered on a monthly basis.    QUESTIONS REGARDING TECHNICAL ASPECTS OF THIS RFP SHOULD BE DIRECTED TO THE TECHNICAL  AUTHORITY LISTED BELOW.    Eric Hagen, Chief Building Official  (805) 781‐7572   ehagen@slocity.org           ‐26‐    REFERENCES:    Number of years engaged in providing the services included within the scope of the specifications under  the present business name:                                         .     Describe fully the last three contracts performed by your firm that demonstrate your ability to provide  the services included with the scope of the specifications.  Attach additional pages if required.  The City  reserves the right to contact each of the references listed for additional information regarding your firm's  qualifications.    Reference No. 1:  Agency Name    Contact Name     Telephone & Email    Street Address    City, State, Zip Code    Description  of  services  provided  including contract amount, when  provided and project outcome              Reference No. 2:  Agency Name    Contact Name     Telephone & Email    Street Address    City, State, Zip Code    Description  of  services  provided  including contract amount, when  provided and project outcome              Reference No. 3  Agency Name          ‐27‐    Contact Name    Telephone & Email    Street Address    City, State, Zip Code    Description  of  services  provided  including contract amount, when  provided and project outcome                  ‐28‐    STATEMENT OF PAST CONTRACT DISQUALIFICATIONS    The proposer shall state whether it or any of its officers or employees who have a proprietary interest in  it, has ever been disqualified, removed, or otherwise prevented from bidding on, or completing a federal,  state, or local government project because of the violation of law, a safety regulation, or for any other  reason, including but not limited to financial difficulties, project delays, or disputes regarding work or  product quality, and if so to explain the circumstances.     Do you have any disqualification as described in the above paragraph to declare?    Yes    No       If yes, explain the circumstances.                                  Executed on                                            at _______________________________________ under penalty of  perjury of the laws of the State of California, that the foregoing is true and correct.          ______________________________________      Signature of Authorized Proposer Representative  SECTION G: SCHEDULE OF PLAN CHECK AND INSPECTION FEES  1.  Schedule of Plan Check and Inspection Fees‐ See Attachment A          ‐29‐    Note: It is City policy to adjust the fees attached on an annual basis based on the CPI. Any other  adjustments to the fees made by the City during the term of this contract will be subject to negotiation  with the selected consultant for the scope of work to be assigned at that time    -30-  SECTION H: PROPOSERS LIST    Business Name  Contact Name  Address  City, State and Zip Code  Phone No.  Fax No.    Business Name  Contact Name  Address  City, State and Zip Code  Phone No.  Fax No.       Business Name  Contact Name  Address  City, State and Zip Code  Phone No.  Fax No.  Business Name  Contact Name  Address  City, State and Zip Code  Phone No.  Fax No.     Business Name  Contact Name  Address  City, State and Zip Code  Phone No.  Fax No.  Business Name  Contact Name  Address  City, State and Zip Code  Phone No.  Fax No.       NOTE: Not to be included with Bidder's Package when mailed or handed out.  This should be included  and referenced as an attachment to the Council Agenda Report or City Manager Report.